Vad är ett föreningsårsmöte?

Föreningsårsmötet är då lokalföreningens alla medlemmar bjuds in för att diskutera och ta beslut som rör hela föreningen. Under föreningsårsmötet följs det föregående verksamhetsåret upp och beslut om föreningens framtid fattas. Enligt stadgarna så ska föreningsårsmötet hållas före den sista februari varje år. En kallelse (inbjudan och dagordning) ska skickas ut till alla medlemmar minst tre veckor innan årsmötet. Mall för kallelse finns bland bilagorna under Årsmöte.

Klicka på rubriken för att hoppa direkt till det avsnittet.

1. Vad gör vi på föreningsårsmötet?
2. Inför och under föreningsårsmötet
3. Viktiga deadlines inför föreningsårsmötet
4. Under föreningsårsmötet
5. Efter föreningsårsmötet
6. Överlämning till nya styrelsen

Vad gör vi på föreningsårsmötet?

Blickar bakåt på året som gått

Styrelsen rapporterar om föregående års verksamhet och ekonomi. Utifrån det beslutar medlemmarna om styrelsen får ansvarsfrihet, det vill säga röstar om de tycker att styrelsen tagit ansvar för föreningens verksamheter och pengar och helt enkelt gjort ett bra jobb. Till hjälp för detta finns verksamhetsberättelsen, föreningens bokslut och revisorernas uttalande i form av revisionsberättelser. På så sätt blir föreningsårsmötet en återblick. Instruktioner och mallar för verksamhetsberättelse och revisionsberättelse finns bland bilagorna under Årsmöte. Instruktioner och mallar för bokslut finns i kapitlet Föreningsekonomi.

Blickar framåt mot kommande år

På föreningsårsmötet beslutas det om inkomna förslag, dessa förslag kallas för motioner och propositioner. Dessa förslag påverkar vad, och hur föreningen kommer att arbeta med under kommande år. Även verksamhetsplanen godkänns av medlemmarna under föreningsårsmötet.

Väljer personer till olika uppdrag

Valberedningen lägger fram ett förslag på ny styrelse till lokalföreningen. Några i styrelsen kan ha år kvar på sitt mandattid och behöver inte väljas in igen. Däremot behöver mötet bestämma hur många som ska sitta i styrelsen och välja de som ska bli nya ledamöter. Sedan väljs även ombud till det nationella riksårsmötet och det väljs en ny valberedning. Mötet ska också välja en ekonomisk revisor och en verksamhetsrevisor som ska granska föreningens verksamhet och hantering av pengar.

Viktigt att medlemmarna känner sig delaktiga under året

Årsmötet är medlemmarnas största chans att påverka föreningens framtid, det är därför viktigt för demokratin och föreningen att så många medlemmar som möjligt kommer till mötet. För att möjliggöra detta är det viktigt att styrelsen kontinuerligt jobbar med demokrati och inflytande så att medlemmarna känner sig delaktiga. Årsmötet är ingen isolerad företeelse utan styrelsen bör under året förmedla föreningsdemokratins betydelse och motivera medlemmarna att vara med på årsmötet. Ett sätt är att skapa en facebooksida för lokalföreningen där man också kan sprida information och ta in förslag och åsikter.

Att göra i samband med föreningsårsmötet

För att locka medlemmar till föreningsårsmötet är det en bra idé att hitta på något kul i samband med mötet. Dessutom är föreningsårsmötet ett utmärkt forum för medlemsvård. Passa på att unna er själva och era medlemmar något trevligt i samband med föreningsårsmötet. Det är ni värda och dessutom är det bra för gemenskapen i föreningen. Kika gärna i kapitlet om Medlemsvård för tips – det är tillåtet att ha kul för Röda Korsets Ungdomsförbunds pengar!

Extra föreningsårsmöte

Ett extra föreningsårsmöte kan styrelsen, revisorerna eller minst hälften av lokalföreningens medlemmar kalla till. Kallelse ska skickas till medlemmarna minst två veckor innan mötet och det är bara det som står i kallelsen som behandlas på mötet. Det vanligaste anledningen till ett extra årsmöte är att någon i styrelsen behöver sluta och att styrelsen då inte längre består av tre personer, som är minimum enligt stadgarna.

Inför och under föreningsårsmötet

Checklista för styrelsen inför årsmötet

• Kolla igenom vad som står i stadgarna angående föreningsårsmötet
• Bestäm ett datum, tid och plats för årsmötet
• Dela upp ansvaret för de olika delarna i förberedelserna. Vem/vilka ska skriva handlingar? Vem bokar lokal? Vem skickar kallelsen? Ska ni ha någon aktivitet i samband med mötet? Vem tar fram en lista på alla medlemmar, det vill säga de som ska få en kallelse och som får rösta på mötet?
• Från och med 2020 måste föreningarna be om adresslappar till föreningsårsmötskallelsen hos kontorsservice@redcross.se alternativt be dem skicka ut kallelsen åt er (OBS!! Ny rutin!). Adresslapparna kan ni sätta på ett kuvert för att skicka ut kallelser. Det går bra att skicka kallelse på mail men de som inte uppgett mail måste kallas via brev. Adresslapparna kommer till den person och adress som finns registrerat i Redy. (läs mer om Redy i Medlemsregistret Redy)
• Gå igenom exempel på kallelse, exempel på dagordning föreningsårsmöte och instruktionerna för verksamhetsberättelse. De finns på förstasidan bland bilagorna under Årsmöte.
• Fundera på vem som ska vara mötesordförande och mötessekreterare. Vanligt är att er kontaktperson i förbundsstyrelsen agerar mötesordförande och er kontaktperson i personalen sekreterare. Viktigt att kontakta dessa personer innan själva föreningsårsmötet. Skicka gärna dokumentet ”Tips till mötesordförande” till hen, för att möjliggöra ett förberett och inkluderande möte. Dokumentet finns bland bilagorna under Årsmöte.
• Kontakta valberedningen och meddela datumet för årsmötet och när deras förslag ska vara klart. Detta så att valberedningens förslag kan skickas ut som del i handlingarna. Har ni ingen valberedning får ni uppmuntra era medlemmar att nominera sig själva på plats!
• Se till att verksamhetsberättelse, bokslut och verksamhetsplan blir färdiga och skicka dem i god tid till de som ska ha dem. Se mallar och instruktioner bland bilagorna under Årsmöte.
• I samband med den ekonomiska sammanställningen, glöm inte bort att skicka in återredovisningen för era pengar från Föreningspotten. Du hittar mallen för detta under bilagorna i kapitlet Söka pengar.
• Ta kontakt med era revisorer i god tid. De måste få tillgång till mötesprotokoll och bokföring från det gångna året i god tid för att kunna granska ert arbete och ge ett utlåtande i form av revisionsberättelse. Skicka gärna med mallen för revisionsberättelse som finns bland bilagorna under Årsmöte.

Viktiga deadlines inför föreningsårsmötet

I slutet av december kommer ni att få ett mail från personalen med information om hur många medlemmar och rörelsemedlemmar ni har haft under året. Det är mycket viktigt att ni endast använder dessa siffror i er verksamhetsberättelse, så att de stämmer överens med de siffror den nationella nivån redovisar till olika bidragsgivare. I mailet får ni även information om hur många ombud ni ska välja till Riksårsmötet.

Senast 3 veckor innan föreningsårsmötet ska...

Kallelse med dagordning skickas till:

• Alla medlemmar i föreningen (kontaktuppgifter finner ni i REDY, läs mer i kapitlet Medlemsregistret Redy)
• Valberedningen
• Förbundsstyrelsen via forbundsstyrelsen@redcross.se
• Er närmsta Röda Kors-krets
• Era revisorer
• Er kontaktperson i personalen

Tips! Nämn i kallelsen att en kan hitta alla handlingar på er hemsida senast en vecka innan årsmötet, så behöver ni inte skicka ut ett till mail/brev.

Senast 2 veckor innan föreningsårsmötet ska...

Motioner från medlemmar ha kommit in till styrelsen

Senast 1 vecka innan föreningsårsmötet ska…

Handlingarna finnas tillgängliga för alla medlemmar, exempelvis på föreningens hemsida. Handlingarna ska innehålla:

• Dagordning
• Verksamhetsberättelse (kom ihåg, ska skrivas under av alla i styrelsen!)
• Bokslut (kom ihåg, ska skrivas under av alla i styrelsen!)
• Revisorernas revisionsberättelser
• Motioner och propositioner
• Valberedningens förslag
• Fler exakta deadlines kring olika typer av motioner och propositioner hittar ni i era stadgar.

Du kan ladda ner en kopia av denna lista under Årsmöte. Då kan ni skriva anteckningar, och bocka av uppgifter ni gjort direkt i dokumentet.

Under föreningsårsmötet

Endast föreningens medlemmar har rösträtt under föreningsårsmötet. På plats ska det finnas en lista med alla betalande medlemmar, alternativt tillgång till Redy på en dator, för att kunna avgöra vilka som är röstberättigade. Under mötet ska det hållas en kort presentation av verksamhetsberättelsen och bokslutet. Revisorerna ska berätta om sin revision av föreningen, det vill säga läsa revisionsberättelsen, och valberedningen ska ge förslag på förtroendevalda som årsmötet kan välja. Välj gärna en revisorsersättare så att föreningen slipper kalla till extra årsmöte om revisorn skulle behöva sluta under året. Mötet ska också välja valberedning och ombud (samt ersättare) till riksårsmötet.

Efter föreningsårsmötet

Vad måste göras efter ett föreningsårsmöte?

Håll ert konstituerande styrelsemöte

Under detta möte konstitueras styrelsen, vilket innebär att posterna inom styrelsen fördelas mellan de valda ledamöterna. Ordförande och kassör väljs direkt av årsmötet, men ansvarsfördelningen mellan de andra ledamöterna fördelas under det konstituerande styrelsemötet. Här väljs också firmatecknare, något som är viktigt att protokollföra. Bland bilagorna under Årsmöte finns mall på dagordning och protokoll för konstituerande möte.

Uppdatera firmatecknare på banken

När ni hållit ert konstituerande styrelsemöte och alla inblandade skrivit under protokollet är det viktigt att ni kontaktar er bank för att genomföra byte av firmatecknare. Oftast kräver banken protokoll på detta. Hör med just er bank om vilka dokument och regler de har för byte av firmatecknare.

Uppdatera styrelsens kontaktuppgifter i Redy

Redy är Svenska Röda Korsets och Röda Korsets Ungdomsförbunds centrala medlemsregister. Det är viktigt att ni uppdaterar styrelsens uppgifter i Redy efter varje föreningsårsmöte. Genom Redy får ni centrala utskick och då är det viktigt att det finns korrekt information att hämta där. I avsnittet om Medlemsregistret Redy går det att läsa om hur en uppdaterar och får tillgång till Redy.

Informera föreningens frivilliga och medlemmar

Informera verksamhetsledare och frivilliga om att ni är den nya styrelsen. Tala om vilka ansvarsområden ni har så att de lätt kan kontakta er, kanske skicka med en bild på styrelsen? Skicka också ut information till föreningens medlemmar, varför inte passa på att samtidigt berätta om era planer för året för att eventuellt engagera fler till att bli aktiva!

Överlämning till nya styrelsen

Överlämning från den avgående styrelsen till den nya styrelsen är väldigt viktigt. Detta för att se till att den nya styrelsen får viktig kunskap om vad som hänt under tidigare år, hur ekonomin ser ut och vad som är planerat för kommande år. Ta hjälp av föreningens egna rutindokument och verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och bokslut. En bra överlämning hjälper er att få kontinuitet i lokalföreningens arbete. Se till att få kontaktuppgifter till verksamhetsgrupper och andra nyckelpersoner så att er kommunikation med de olika verksamhetsgrupperna kan fortsätta utan uppehåll. Det kan även finnas vissa lösenord med mera som kan vara bra att få överlämnat. I kapitlet Styra en förening finns checklistor och tips vid överlämning.

Skicka in en kopia av underskrivet årsmötesprotokoll, underskriven verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse och kontakt- och bankuppgiftsblankett till personalen. Senast tre veckor efter mötet!

Dokumenten är avgörande för om organisationen kan få finansiering för verksamhet eller inte. Det är därför mycket viktigt att ni ser till att göra detta.