Steg-för-steg-guide

Klicka på rubrikerna för att hoppa direkt till det avsnittet på sidan.

1. Tidsplan
2. Behovsanalys
3. Rekrytering av verksamhetsledare
4. Söka pengar
5. Rekrytering av frivilliga
6. Verksamhetsstruktur
7. Uppstart
8. Utvärdering

1. Tidsplan

Det kan ta tid att starta upp en verksamhet. Det är helt okej! Låt det ta tid att bygga någonting nytt. Lägg upp din tidsplan i nära samarbete med lokalföreningsstyrelsen.

Gör din tidsplan utifrån de delar som finns i det här kapitlet. Det är viktigt att vara noggrann, så att verksamheten blir bra från början. Ta därför den tid du behöver.

Börja gärna baklänges i din tidsplanering. Börja med att sätta upp ett datum då verksamheten ska vara igång. Utifrån det kan du planera in när övriga steg i det här kapitlet om att starta en verksamhet behöver genomföras.

Tänk på!

Att söka pengar och få beviljade medel tar ofta mycket lång tid, vilket påverkar hela uppstartsprocessen. Fundera över möjligheten att finansiera verksamhetens första tid från er lokalföreningsbudget med hjälp av verksamhetsstartsbidrag på 3000 kronor från föreningspotten. Läs mer under Söka pengar.

2. Behovsanalys

Möjligheterna är många när du vill starta en helt ny verksamhet på din ort. Det viktigaste är att utgå från de behov som finns samt det som Röda Korsets Ungdomsförbund står för.

Syftet med våra verksamheter är att fylla humanitära behov. För att en verksamhet ska startas måste den alltså fylla ett behov på din ort. För att förstå behoven behöver du göra en behovsanalys. En behovsanalys är en kartläggning och prioritering av de behov som finns på din ort. Du kan göra en behovsanalys på ett enkelt sätt, men desto större arbete du lägger på en behovsanalys, desto lättare är det för verksamheten att ha en bra strategi och möjlighet att nå målen med verksamheten. Resultatet blir en verksamhet som fyller det prioriterade behov som har identifierats.

Val av verksamhet

Utifrån lokala behov på din ort kan du välja att starta en av Röda korsets Ungdomsförbunds kärnverksamheter. Jämför de behov som finns på din ort med de behov kärnverksamheten fyller. Kärnverksamheterna är Frukostklubb, Läxhjälp, Kompisgrupp och Jourhavande kompis. Ta kontakt med personal för att få ta del av riktlinjerna för varje verksamhet.

Frukostklubben och Läxhjälpen finns för att alla barn och unga ska ha samma förutsättningar att klara sin skolgång. Verksamheterna finns på platser där förutsättningarna ser olika ut, och det därför finns ett behov av ökat socialt stöd. Läxhjälpen finns både som öppen verksamhet på till exempel allmänna bibliotek och för en särskild målgrupp på till exempel en skola eller ett boende för ensamkommande barn och ungdomar. Frukostklubben finns i dagsläget främst på högstadieskolor och därför särskilda målgrupper.

Kompisgrupperna finns för alla barn och ungas rätt till en meningsfull fritid. Målgruppen för kompisgrupperna är ensamkommande barn och ungdomar. Kompisgrupperna finns därför på HVB-verksamheter för ensamkommande barn och ungdomar där behovet av sociala aktiviteter finns.

Jourhavande kompis finns för att alla barn och unga har rätt att bli lyssnad på. Jourhavande kompis är en chattjour online som bemannas av frivilliga i lokala verksamhetsgrupper men som samordnas nationellt . Eftersom verksamheten är online är verksamhetens målgrupp alla barn och unga upp till 25 år i Sverige. Det lokala behovet av en verksamhetsgrupp för Jourhavande kompis på din ort är därför inte avgörande.

Obs! Du kan starta en verksamhet som inte är en av Röda Korsets Ungdomsförbunds kärnverksamheter. Viktigt att känna till då är att vi inte har möjlighet att ge stöttning i form av personal, utan du får förlita dig på den hjälp du får från lokalföreningsstyrelsen. Vi uppmuntrar därför i första hand att undersöka behovet av en kärnverksamhet.

Lokal hjälp

Du kan med fördel genomföra din behovsanalys i samarbete med andra aktörer förutom lokalföreningen på din ort som redan arbetar med humanitära frågor. Exempelvis:

• Rödakorskretsen – Svenska Röda Korset har kretsar, deras lokalföreningar, på upp till 900 platser i Sverige.
• Andra lokala föreningar som arbetar med humanitära frågor
• Kommun och myndigheter – sociala förvaltningen på din ort eller myndigheter som sysslar med sociala frågor
• Ungdomsmottagningar
• Skolor – utbildningsenheten på kommunen, kuratorer och annan personal på skolan som arbetar med socialt stöd.

3. Rekrytering av verksamhetsledare

Personerna som ansvarar för och håller igång verksamheterna kallas för verksamhetsledare.

Ett tips är att rekrytera två verksamhetsledare så tidigt som möjligt. Om verksamhetsledarna är med från början i en verksamhetsuppstart känner personerna större ägandeskap för verksamheten och är med och utformar verksamhetsstrukturen från början. Rollen som verksamhetsledare (Se kapitel 5.1 Frivilliga) innebär ett övergripande ansvar för verksamheten. Det innebär att du behöver vara noggrann i rekryteringen av en verksamhetsledare, särskilt för en ny verksamhet.

Självklart kan du som startar verksamheten agera verksamhetsledare tills det att du känner dig trygg att lämna över rollen till andra. Är du redan aktiv i en lokalföreningsstyrelse och samtidigt vill vara verksamhetsledare för den nya verksamheten? Det går bra, men tänk på att det kan ta mycket av din tid att vara dubbelt aktiv.

Läs mer om rekrytering i kapitel 6. Rekrytera frivilliga och följ stegen för en lyckad rekryteringsprocess.

4. Söka pengar, verksamhetsplan och budget

Alla verksamheter inom Röda Korsets Ungdomsförbund kräver resurser. Förutom frivilliga som är verksamhetens viktigaste resurs så krävs ekonomiska medel.

För att starta en ny verksamhet rekommenderar vi att det finns tillräckligt mycket pengar för att täcka kostnaderna för sex månader framåt. Tänk på att det ofta tar lång tid att söka pengar och att få beviljade medel, vilket kan påverka hela uppstartsprocessen. Fundera därför över möjligheten att finansiera verksamhetens första tid från er lokalföreningsbudget med hjälp av verksamhetsstartsbidrag på 3000 kronor från föreningspotten.

Läs mer om föreningspotten och verksamhetens ekonomi i kapitel 9. Söka pengar och kapitel 10. Föreningsekonomi.

Söka pengar externt

Det finns många olika ställen att söka pengar från. Om ni har möjlighet att finansiera verksamheten med externa medel är det jättebra.

För att kunna söka pengar externt så ska en verksamhetsplan och budget skrivas som brukar ingå i ansökan. Alla verksamheter gör en verksamhetsplan och budget för att planera arbete för ett år i taget. Gör en verksamhetsplan och budget i detta skede i uppstartsprocessen för att formulera strategi och kartlägga resurser för verksamheten redan från start. På så sätt finns en plan för verksamhetens första tid direkt. Det kommer vara ett extra viktigt stöd under den intensiva period då en verksamhet är ny och verksamhetsstrukturen inte har satt sig än.

Läs mer om hur ni skriver en verksamhetsplan och budget i kapitel 8 Verksamhetsplan och budget.

5. Rekrytering av frivilliga

Frivilliga är det viktigaste vi har. Det är frivilliga som utför all verksamhet inom Röda Korsets Ungdomsförbund.

Alla befintliga verksamheter rekryterar frivilliga vid behov. När du startar en helt ny verksamhet är det vissa saker som är extra viktiga att tänka på:

• Prioritera att bygga en bra grupp med frivilliga innan verksamheten startar. Det är viktigt att tillräckligt många frivilliga finns i gruppen från början. Våga vänta med att starta verksamheten innan det finns tillräckligt många frivilliga.
• Prioritera frivilligvård och att gruppen trivs med varandra. Om frivilliga får vara med och utforma verksamheten kommer de att trivas bättre och stanna längre.
• Självklart är det viktigt att rekryterade frivilliga inte faller bort om det dröjer med att verksamheten startar. Det är extra viktigt för en helt ny verksamhet. Planera rekryteringen efter detta genom att planera in utbildningar och aktiviteter för frivilligvård redan från början i tidsplanen.
• Det är viktigt att frivilliga vet vad som förväntas av dem, var därför noggrann med att beskriva vad uppdraget går ut på innan sökande tar ställning till att bli frivillig.

Läs allt om rekryteringsprocessens olika steg från behovsanalys till utbildning och introduktion av frivilliga i kapitlet Rekrytera frivilliga.

6. Verksamhetsstruktur

Alla verksamheter ska ha en nedskriven verksamhetsstruktur utifrån verksamhetens riktlinjer.

I strukturen ska rutiner för verksamheten finnas. Verksamhetsstrukturen ska skrivas tillsammans med den nya frivilliggruppen innan uppstart av verksamheten. Alla i frivilliggruppen ska vara välbekanta med verksamhetsstrukturen redan innan uppstart. Skriv en verksamhetsstruktur med hjälp av kapitlet om att Leda en verksamhet om Rutiner för verksamhet.

7. Uppstart

Vilken milstolpe när ni är igång med den nya verksamheten! 

Första tillfället för den nya verksamheten ska hela frivilliggruppen delta. Ha ett möte i direkt anslutning till första tillfället och prata igenom hur det har gått.

När verksamheten fungerar som den ska kan styrelsen bjudas in, särskilt kontaktpersonen för verksamheten. Fundera även på om ni vill bjuda in samarbetspartners eller lokalmedia för att berätta om er nya verksamhet.

8. Utvärdering

Att starta en verksamhet i en lokalförening är en fantastisk bedrift! Det är därför jätteviktigt att en utvärdering genomförs för att kunna lära och utvecklas som förening.

När den nya verksamheten är igång ska alla som varit involverade i uppstartsprocessen utvärdera hur det har gått, frivilliga, verksamhetsledare och lokalföreningsstyrelse. Nästa gång du vill starta en ny verksamhet i lokalföreningen kommer det gå så mycket lättare om ni dokumenterar vad som funkar och inte funkar. Låt utvärderingen finnas med i dokumentationen om föreningen så lärdomarna följer med föreningen.

Använd instruktion för utvärdering av verksamhetsuppstart på Starta verksamhet när du gör din utvärdering.