Rekryteringstrappan

Styrelsen och verksamhetsledare har båda ansvar för att rekryteringstrappans alla steg genomförs. Styrelsen bör har ett samordnande ansvar för att skapa en effektiv och gemensam rekrytering för hela föreningen.

Tänk på att skynda långsamt. Varje steg i rekryteringstrappan är viktig. En frivillig som fått en ordentlig introduktion till organisationen och uppdraget stannar ofta längre i verksamheten.

Rekryteringstrappan steg för steg

• Undersök behovet – Vilken verksamhet behöver fler frivilliga? Hur många frivilliga behövs? Gör en kartläggning för att se var i föreningen det behövs förstärkning.
• Tidsplan – Gör en tidsplan för att få en översikt över vem som gör vad och när.
• Sprid ordet – Prova olika sätt att hitta nya frivilliga! Det kan vara allt från annonser på internet, affischer på fritidsgårdar eller att delta på en mässa.
• Infoträff och intervju – En infoträff är bra för att samla upp de personer som visat intresse för att engagera sig i föreningen. Att intervjua nya frivilliga är ett sätt lära känna dem och se om de passar för frivilliguppdraget.
• Utbildning – Innan den frivilliga börjar ska hen utbildas för att känna sig trygg i sitt uppdrag.
• Introduktion – När den nya frivillige har intervjuats och gått utbildning är det dags att bli introducerad till uppdraget. Det är viktigt att alla nya frivilliga vet rutiner och känner sig bekväm med uppdraget.

Klicka på rubriken för att komma direkt till det avsnittet på sidan.

1. Undersök behovet

På styrelsens initiativ ska varje verksamhetsledare undersöka behovet av nya frivilliga i sin verksamhet. Styrelsen ansvarar för att undersöka behovet av nya styrelseledamöter.

I slutet av varje hösttermin och vårtermin ska behovet av rekrytering i styrelsen och verksamheter inför nästkommande termin undersökas. Fördelen med att undersöka behovet och göra en tidsplan i slutet av varje termin inför nästkommande är att det blir lättare att komma igång direkt efter ledigheten. Nackdelen är ju däremot att mycket kan förändras under ledigheten och att det inte alltid går att planera så långt i framtiden.

Stäm av behovet utifrån följande frågor

• Hur många stannar i sitt uppdrag till nästa termin?
• Hur många nya frivilliga behöver rekryteras?
• Vilka roller behöver rekryteras till? Är det en särskild roll i styrelsen såsom kassör? Är det en verksamhetsledare som är bra på att inspirera andra? Är det en läxhjälpare som kan matematik?

Utifrån behovet av nya frivilliga i föreningen ska styrelsen tillsammans med verksamhetsledarna skriva en tidsplan för rekryteringen som är rekryteringstrappans nästa steg. Många verksamheter behöver rekrytera kontinuerligt även under terminerna för att hålla verksamheten stabil. Fundera på hur ni kan arbete bra och genomarbetat med rekrytering enligt rekryteringstrappan även under terminerna.

2. Tidsplan

Utifrån behovet ska styrelsen tillsammans med verksamhetsledarna skriva en tidsplan för rekryteringstrappans resterande steg.

Varje termin hålls verksamhetsutbildningar för organisationens kärnverksamheter samt en verksamhetsledarutbildning och en styrelseutbildning av personal. De datumen finns i kalendern på hemsidan. Ett tips är att utbildningarna utgör de första datumen i er tidsplan. Datum för utbildningar skall finnas ute i god tid så att ni ska kunna planera utefter det.

Börja sedan bakifrån med rekryteringstrappans sista steg utifrån när den frivilliga ska introduceras och starta sitt frivilliguppdrag. Sätt sedan datum för rekryteringstrappans övriga steg utifrån slutdatum.

En tidsplan kan se olika ut termin till termin.

Några tips att fundera på är

• Hur länge behöver annonsen vara ute innan infoträffen ska äga rum? Ska ni ha en eller flera infoträffar i föreningen?
• Finns det viktiga datum som ni ska förhålla er till, exempelvis en mässa ni vill ha ett bokbord på?
• Planera runt stora händelser, till exempel tentaperioder och högtider
• Var tydlig med ansvarsfördelning redan från början så att alla är med på vad som ska göras
• Tänk in övrigt arbete i styrelsen och verksamheterna så ni hinner med allt ni vill göra
• Lägg in avstämningsmöten under rekryteringsinsatsen för att stämma av hur det går
• Kontakta gärna personal för stöd och tips.

3. Sprid ordet

Hur en bäst rekryterar nya frivilliga har du som frivillig svaret på. Tänk efter hur det gick till när du själv blev frivillig? Blev du tipsad av en kompis? Såg du en annons på Facebook? Blev du värvad på en mässa? Utgå från gruppens egna erfarenheter vid rekrytering.

Prova också att komma på nya sätt och nya plattformar att hitta frivilliga. Våga testa nytt! Här kommer några förslag på rekryteringskanaler:

Annonsera på internet och affischera

Det finns olika hemsidor där en kan annonsera om frivilliguppdrag, till exempel volontärbyrån och Röda Korsets egen rekryteringsdatabas.

För att kunna lägga upp en annons på Röda Korsets rekryteringsdatabas måste en först registrera sig på Röda Korsets intranät Rednet, och sedan registrera ett konto på rekryteringsdatabasens hemsida. Det finns vidare instruktioner bland bilagorna. Kontakta gärna personal om det krånglar!

Att tänka på när en skriver annonser

• Många vill bli frivilliga, men vet inte i vad. Därför är det viktigt att rubriken tydliggör vad för typ av uppdrag det handlar om. T.ex. ”Bli Läxhjälpare i Göteborg” eller ”Frivilliga sökes till chatjour”
• Skriv gärna ett kort stycke om Röda Korsets Ungdomsförbund som organisation, till exempel ”Röda Korsets Ungdomsförbund står upp för att alla barn och unga ska känna sig trygga och må bra”
• Undersökningar visar att de som vill bli frivilliga efterfrågar tre saker. Uppgift, Ansvar, Syfte. Var så konkret som möjligt med vad uppdraget innebär, vilka ansvarsuppgifter en har och vad syftet med verksamheten är. Så att den sökande verkligen kan ta ställning till uppdraget
• Var ärlig i annonsen med hur mycket tid frivilliguppdraget tar. Förutom verksamhetsbesök kanske det är månadsmöten? I ett styrelseuppdrag, hur mycket tid är det förutom styrelsemöten?
• Berätta vilka utbildningar en ska gå och vilket stöd som finns från resten av organisation.
• Skriv ut datum för infoträff och utbildningar.

Tänk på att det som är självklart för dig som redan engagerade inte är självklart för någon som inte är frivillig än.

I kapitlet om Kommunikation och marknadsföring finns mallar på flyers och affischer där annonstexten kan klistras in samt ytterligare tips om hur en skriver en lockande affisch.

Använd sociala medier

Om föreningen har Facebook eller Instagram så kan annonser spridas där. Även vänner och bekanta kan få upp ögonen för era frivilliguppdrag via sociala medier och då kan uppdraget spridas vidare. Det går också att dela annonsen i olika Facebookgrupper som en är med i. Läs mer om sociala medier i kapitlet om Kommunikation och marknadsföring.

Besök olika mötesplatser och mässor

Ett peppigt sätt att rekrytera är att träffa människor och berätta om hur en kan engagera sig. Sök upp olika mötesplatser där potentiella frivilliga är. Det kan vara skolor, universitet, allmänna platser, ungdomsgårdar och så vidare. I mötet med potentiella frivilliga är det möjligt att ha en dialog om hur det är att engagera sig och den som har frågor kan få svar direkt.

Använd kontaktnätet

Anledningen till att många inte engagera sig är att de inte får frågan! Se dig omkring i din vardag och våga fråga folk i din närhet som du tror skulle passa som frivillig. Kanske en vän, någon i klassen, på träningen, en släkting, bokklubben och så vidare.

Kontakta lokalradio och lokaltidning

Prova att kontakta den lokala tidning och lokalradio fråga ifall de vill göra ett reportage om föreningens arbete. Då får föreningen uppmärksamhet för verksamheten på orten och det är en chans att berätta om att nya frivilliga behövs.

Tips!

• Om ni planerar en infoträff, hänvisa alltid till denna i annonser, på mässor eller när ni snackar med en kompis. Se till att sprida tid och plats!
• Kolla gärna in kapitlet om Kommunikation och marknadsföring för mer inspiration samt mallar för affischer och flyers.
• Glöm inte att ni kan söka pengar från föreningspotten för rekryteringsinsatser, läs mer om detta i kapitlet om att Söka pengar.

4. Infoträff och intervju

Infoträff

En infoträff är ett bra tillfälle för att samla upp det intresse som finns för engagemang i föreningen. Här finns chans att berätta mer om allt fantastiskt föreningen sysslar med och inspirera potentiella frivilliga att engagera sig.

Under infoträffen är det bäst om både styrelse och verksamhetsledare finns på plats, så att alla typer av frågor kan besvaras.

Infoträffen kan innehålla följande delar: Röda Korsets Ungdomsförbund som organisation, hur en blir frivillig och nästa steg efter infoträffen samt vilka verksamheter som behöver frivilliga just nu.

Inled att berätta om Röda Korsets Ungdomsförbund som organisation. Vad gör organisationen viktig, unik och rolig? Presentera organisation på det sätt som känns inspirerande och naturligt för just dig! Fortsätt med att berätta om hur en blir frivillig och aktuella datum för utbildning. Som stöd för detta finns en Powerpoint med info under Rekrytera frivilliga.

Fortsätt med att berätta om vilka verksamheter söker fler frivilliga just nu. Låt verksamhetsledaren eller en frivillig i verksamheten berätta om verksamheten och varför personen engagerade sig i just den verksamheten. Det går att göra på många sätt. Det är inte alla som är bekväma med att prata inför en grupp, men som ändå kanske är superbra på att prata om verksamheten.

Förslag på metoder för presentation av de olika verksamheterna:

• Inför helgrupp med eller utan Powerpoint
• På olika tydligt utmärkta stationer i rummet som de potentiella frivilliga får mingla runt på
• Alla minglar med alla och de som representerar de olika verksamheterna har något på sig som syns tydligt
• För att ge en inblick till Röda Korsets Ungdomsförbund kan ni spela Dilemmaspelet och berätta sedan om hur organisationen jobbar med att öka förståelsen bland unga kring vad det innebär att fly. Dilemmaspelet finns i kapitlet om Påverkansarbete.

Att göra inför en infoträff:

• Bestäm ett datum som ligger lagom i tid efter rekrytering och innan utbildningsdatum
• Boka lokal och sprid adressen. Om det inte är väldigt synligt utifrån var en ska gå in, sätt gärna upp skyltar och pilar till ingången för att ingen ska missa infoträffen.
• Skapa ett facebook-event för er infoträff. Om alla i föreningen bjuder in fem kompisar har ni plötsligt jättemånga som får upp evenemanget i sitt flöde. Länka evenemanget på er hemsida!
• Använd gärna den Powerpoint som finns som mall bland bilagorna under Rekrytera frivilliga. Med den får ni stöd till att presentera Röda Korsets Ungdomsförbund och vad er förening jobbar med.
• Förbered listor som intresserade kan skriva upp sig på under infoträffen, så ni vet vilken verksamhetsledare eller styrelseledamot som ska kontakta dem i efterhand för intervju och utbildning
• Fixa fika! Allt blir trevligare med fika.

Intervju

När ni fått in intresseanmälningar från infoträffen från personer som är intresserade av att bli frivilliga är det dags för intervjuer. Intervjuer är bra för att lära känna varandra och få ett tillfälle att berätta om vad det innebär att vara frivillig lite närmare. En intervju ger också ett seriöst intryck som kan få den sökande att bli ännu mer säker på att de vill börja i er verksamhet. Förslagsvis är det verksamhetsledaren eller styrelsen som genomför intervjuerna.

Mall för frågor som kan ställas finns bland bilagorna i Rekrytera frivilliga.

5. Utbildning

Utbildning är ett tillfälle att lära sig mer om sitt frivilliguppdrag och lära känna de andra i gruppen. För att hitta rutiner och förstå ansvaret som frivillig är det viktigt att gå utbildning så tidigt som möjligt.

Alla frivilliga ska gå RKUF-intro. Varje kärnverksamhet har sedan en obligatorisk verksamhetsutbildning. För styrelseledamöter och verksamhetsledare finns särskilda utbildningar. Läs om ansvar för varje utbildning i kapitlet om Utbildning.

6. Introduktion

Ett bra första intryck av frivilliguppdraget kan betyda väldigt mycket och påverkar både hur en ny frivillig kommer in i sitt uppdrag och hur länge hen vill stanna. Därför är introduktionstillfället av en ny frivillig det sista viktiga steget i rekryteringstrappan.

Introduktionstillfället är första tillfället en frivillig är med i verksamheten. Verksamhetsledaren har ansvar för att introducera en ny frivillig i verksamheten och ordförande att introducera en ny styrelsemedlem. Det är viktigt att den frivilliga känner sig välkomnad och får tydlig inblick i hur verksamheten går till.

Tips vid introduktionstillfället:

• Ge den nya frivilliga en fadder bland de andra frivilliga i gruppen
• Ha ett dokument som sammanfattar de rutiner som finns i verksamheten, till exempel vad gör en om en är sjuk, vad gäller i lokalerna vi är i, hur kommunicerar vi, kontaktuppgifter och så vidare
• Följ upp hur den nya frivilliga mår, både direkt efter introduktionstillfället och efter en tid i uppdraget.