Organisationsstruktur

Vi är en medlemsstyrd organisation – det är alltså medlemmarna som bestämmer! Om du är medlem kan du vara med och bestämma vad lokalföreningen ska jobba med.

Medlemmarna bestämmer

Det är på föreningsårsmötet som medlemmarna tar besluten som styr verksamheten. Det kan till exempel gälla vad föreningen ska satsa på kommande år, hur pengar ska fördelas och val av personer till föreningsstyrelsen. Föreningsstyrelsens driver föreningen framåt och utvecklar verksamheter för barn och unga, tillsammans med verksamhetsledare och engagerade frivilliga. Föreningen bedriver även lokal påverkan för barn och unga. I allt arbete är frivilliga jätteviktiga för föreningen! Tusentals frivilliga engagerar sig varje vecka i olika verksamheter och deras engagemang, energi och idéer betyder allt!

Medlemmarna styr även över hela organisationen

Det är på Riksårsmötet som medlemmarna tar beslut för hela Röda Korsets Ungdomsförbunds organisation. Där beslutas om Röda Korsets Ungdomsförbunds policys, budget och förbundsstyrelsens medlemmar. Riksårsmötet hålls en gång om året, då kommer medlemmar från hela Sverige och har mötet över en helg. Bilden här under visar att medlemmarna befinner sig längst upp i organisationen. Sen kommer förbundsstyrelsen, generalsekreteraren och personalen.

• Förbundsstyrelsen är Röda Korsets Ungdomsförbund högsta beslutande och verkställande organ mellan Riksårsmötena, de är alltså de som leder verksamheten. Det är även Förbundsstyrelsen som driver påverkansarbete nationellt. Styrelsen består av en ordförande och mellan 4 och 10 ledamöter.
• Generalsekreteraren är den högsta chefen på Röda Korsets Ungdomsförbund som leder kansliorganisationens arbete på uppdrag från Förbundsstyrelsen.
• Personalen består av Röda Korsets Ungdomsförbunds anställda. De anställda finns på fyra olika kontor i Sverige – i Umeå, Stockholm, Göteborg och Malmö. Det är personalens roll att tillsammans med förbundsstyrelsen arbeta för att nå upp till de mål som medlemmar satt upp på riksårsmötet, samt att stötta föreningarna och verksamheterna i deras arbete. 

Här hittar du kontaktuppgifter till förbundsstyrelsen, generalsekreteraren och personalen.

Vad gör vi på föreningsårsmötet

Utvärderar året som gått

Styrelsen berättar om förra årets verksamhet och ekonomi. Detta görs genom att mötet går igenom verksamhetsberättelsen, föreningens bokslut och revisionsberättelserna. Sedan röstar medlemmarna om styrelsens ansvarsfrihet. Att styrelsen får ansvarsfrihet betyder att medlemmarna tycker att styrelsen tagit ansvar för föreningens verksamheter och pengar – helt enkelt gjort ett bra jobb. Instruktioner och mallar för verksamhetsberättelse och revisionsberättelse finns bland bilagorna under Föreningsårsmöte. Instruktioner och mallar för bokslut finns på sidan Ekonomi.

Planerar för året

Under föreningsårsmöten går deltagarna igenom inkomna förslag, som kallas för motioner och propositioner. Dessa förslag handlar om hur föreningen kommer att arbeta under kommande år. Styrelsen presenterar också sin verksamhetsplan och budget för det kommande året. Båda dessa punkter ska mötet godkänna.

Väljer vilka som ska sitta i styrelsen

På mötet väljs vilka som ska sitta i styrelsen. Till detta har mötet hjälp av valberedningen. Valberedningen ger förslag på vilka som sitta i styrelsen och har innan mötet intervjuat de som är intresserade. Några i styrelsen kan ha tid kvar på sin mandattid och behöver inte väljas in igen. Det går också att kandidera på plats om en vill vara med i styrelsen. Alla som är medlemmar i föreningen kan kandidera till styrelsen. Sedan väljs även ombud till det nationella Riksårsmötet och vilka som ska sitta i valberedningen. Mötet ska slutligen också välja en ekonomisk revisor och en verksamhetsrevisor som ska granska föreningens verksamhet och hantering av pengar.

Föreningsårsmötet är för alla medlemmar i lokalföreningen

Det är viktigt att medlemmarna känner sig delaktiga under årsmötet. Årsmötet är medlemmarnas största chans att påverka föreningens framtid, det är därför viktigt för demokratin och föreningen att så många medlemmar som möjligt kommer till mötet. För att locka medlemmar till föreningsårsmötet är det en bra idé att hitta på något kul i samband med mötet, som att se en film. Passa på att unna er själva och era medlemmar! Det är ni värda och det är dessutom bra för gemenskapen i föreningen. Kika gärna på sidan Medlemmar och frivilliga för tips. Om mötet är på kvällen- bjud på middag/pizza så att ingen sitter hungrig på mötet. Ni kan söka pengar ur föreningspotten för detta. Tänk på att många medlemmar kanske aldrig har varit på ett årsmöte tidigare, förklara ord och var välkomnande mot frågor.

Viktigt att medlemmarna känner sig delaktiga under året

Inför och under föreningsårsmötet

Checklista för styrelsen inför årsmötet

1. Bestäm datum, tid och plats för mötet. Mötet ska vara innan sista februari.
2. Meddela datumet till personalen och till er kontaktperson i förbundsstyrelsen.
3. Dela upp ansvaret förberedelserna. Vem/vilka ska skriva handlingar? Vem bokar lokal? Vem skickar kallelsen? Ska ni ha någon aktivitet?
4. Kontakta valberedningen och meddela datumet för årsmötet och när deras förslag ska vara klart. Valberedningens förslag ska vara upp på hemsidan minst en vecka innan mötet, precis som alla andra handlingar.
5. Ta kontakt med era revisorer i god tid. De måste få tillgång till mötesprotokoll och bokföring från året i god tid för att kunna granska ert arbete och skriva sin revisionsberättelse. Skicka gärna med mallen för revisionsberättelse som finns bland bilagorna längst ner på sidan.
6. Bestäm vem som ska vara mötesordförande och mötessekreterare. Vanligt är att er kontaktperson i förbundsstyrelsen är mötesordförande. Ni kan lägga upp annonser för uppdragen. Mötesordförande och sekreterare behöver inte vara medlemmar i RKUF.

Handlingar till årsmötet:

Underlag för berättande av tidigare verksamhetsår:

• Verksamhetsberättelse (Obligatorisk, signeras digitalt av alla i styrelsen)
  • Går igenom vad föreningen gjort under året. Vilka initiativ genomfördes, om de följde verksamhetsplanen, hur har verksamheterna gått etc.
• Bokslut (Obligatorisk, signeras digitalt av alla i styrelsen)
  • Föreningens ekonomiska redovisning för året, består av balansrapport och resultatrapport. Baseras på bokföringen för året.
• Revisionsberättelse (Obligatorisk, signeras av revisor)
  • Uttalande från revisorerna om föreningens ekonomi och verksamheter. Ligger till grund för beslut kring ansvarsfrihet för styrelsen.

Underlag för kommande verksamhetsår

• Verksamhetsplan (inte obligatoriskt, men god föreningssed)
  • Berättar vad föreningen vill jobba med under året, vilka mål ska uppnås och vilka åtgärder behövs det för att uppnå dem.
• Budget (inte obligatoriskt, men god föreningssed)
  • En ekonomisk plan och prognos för föreningens ekonomiska händelser. 
• Motioner och propositioner
  • förslag från medlemmar (motioner) och styrelsen (propositioner) som röstas om på mötet.
• Valberedningens förslag (inte obligatoriskt, men god föreningssed)
  • Förslag till poster som ska väljas på mötet, ordf. kassör, ledamöter, valberedning, revisorer, ombud till RÅM.
  • Ett tips är att välja revisorsersättare så att föreningen slipper kalla till extra årsmöte om revisorn behöver sluta under året.

Övriga handlingar:

• Dagordning till mötet
  • Här står vilka punkter som kommer tas upp under mötets gång

Viktiga deadlines inför föreningsårsmötet

Senast 3 veckor innan föreningsårsmötet ska...

Kallelse med dagordning skickas till:

• Alla medlemmar i föreningen. NI kommer få e-post och postettikettslistor mailade till er av personalen.
• Valberedningen
• Förbundsstyrelsen via forbundsstyrelsen@redcross.se
• Er närmsta Röda Kors-krets
• Era revisorer
• Personalen via rkuf.forening@redcross.se

Tips! Nämn i kallelsen att en kan hitta alla handlingar på er hemsida senast en vecka innan årsmötet, så behöver ni inte skicka dem via mail/brev.

Senast 2 veckor innan föreningsårsmötet ska...

Motioner från medlemmar ha kommit in till styrelsen

Senast 1 vecka innan föreningsårsmötet ska…

Handlingarna finnas tillgängliga för alla medlemmar, exempelvis på föreningens hemsida. Ni ska skicka handlingarna till personalen rkuf.forening@redcross.se så lägger de upp de på hemsidan.

OBS!

Minst en medlem som inte sitter i styrelsen måste närvara på årsmötet för att ni ska kunna rösta om styrelsens ansvarsfrihet.

Under föreningsårsmötet

Under föreningsårsmötet ska det tas många viktiga beslut.  För att ha rösträtt behöver en vara medlem och ha förnyat sitt medlemskap (behövs inte om en blev medlem första gången i år). Det är okej att bli medlem på plats samt att förnya medlemskap på plats. Ni kommer få en medlemslista skickad till er av personalen.

Under mötet bör styrelsen hålla en kort presentation av verksamhetsberättelsen och bokslutet. Revisorerna ska läsa revisionsberättelsen, och valberedningen ska ge förslag på förtroendevalda. Ni går igenom dagordningen och tar beslut kring alla dessa frågor efter hand.

Efter föreningsårsmötet

Vad måste göras efter ett föreningsårsmöte?

1. Signera årsmötesprotokollet. Mötesordförande, mötessekreterare och justerare måste signera protokollet, oftast för hand. När protokollet är signerat, skanna in det och skicka till rkuf.forening@redcross.se
2. Konstituerande möte. På det konstituerande styrelsemötet fördelas posterna inom styrelsen mellan de valda ledamöterna. Ordförande och kassör väljs direkt av årsmötet, men resten av ansvaren fördelas under detta möte. Under det här mötet väljs också firmatecknare. Bland bilagorna längst ner på sidan finns mall på dagordning och protokoll för konstituerande möte.
3. Signera det konstituerande mötesprotokollet. Mötesordförande, mötessekreterare och justerare måste signera protokollet, oftast för hand. När protokollet är signerat, skanna in det och skicka till rkuf.forening@redcross.se.
4. Byta firmatecknare på banken. Efter det konstituerande styrelsemöte är det viktigt att ni kontaktar er bank för att byta firmatecknare.Det är olika från bank till bank, i länkarna hittar ni instruktioner för hur ni gör beroende på vilken bank ni har.
5. Uppdatera styrelsen i Redy. Redy är vårt centrala medlemsregister. Det är viktigt att ni uppdaterar styrelsens uppgifter i Redy efter varje föreningsårsmöte eftersom informationen i Redy används när personal kontaktar er. Läs mer här.
6. Anmäla ombud till riksårsmötet. Anmäl ombuden till riksmötet till

Extra föreningsårsmöte

Det vanligaste anledningen till ett extra årsmöte är att någon i styrelsen behöver sluta och att styrelsen då inte längre består av tillräckligt många personer. Ett extra föreningsårsmöte kan styrelsen, revisorerna, förbundsstyrelsen eller minst hälften av lokalföreningens medlemmar kalla till. Det är bara det som står i kallelsen som behandlas på mötet.

Motioner och propositioner

En motion är ett sätt för medlemmar att lägga förslag till årsmötet. Att lämna en motion innebär att ge ett skriftligt förslag som årsmötet sedan beslutar om. Styrelsen kan också lägga förslag till årsmötet, då kallas det för proposition. Det går att lämna en motion/proposition om allt möjligt, till exempel om frågor som en tycker att styrelsen ska driva, nya arbetssätt eller förslag till en ny policy.

Hur skriver jag en motion?

När en skriver en motion är det viktigt att vara tydlig och strukturerad. Motionen delas upp i tre delar: rubrik, motivering och att-satser. Rubriken sammanfattar motionen och motiveringen innehåller vad just du tycker. Att-satserna är själva kärnan i motionen, det är utifrån dessa som årsmötet kommer att fatta sitt beslut. Till exempel skulle en motions att-sats kunna vara: att lokalföreningen tillsätter en arbetsgrupp som löpande jobbar för att trygga föreningens långsiktiga ekonomi. Bland bilagorna längst ner på sidan finns motionsmallar.

En motion på föreningsårsmötet

För att en motion ska tas upp på ett föreningsårsmöte behöver styrelsen få motionen senast två veckor innan mötet. Styrelsen ansvarar för att motionen görs tillgänglig för medlemmar senast en vecka innan årsmötet. Detta kan göras på hemsidan. Styrelsen ska också fundera på om det är möjligt för lokalföreningen att genomföra det som föreslås, och förbereda ett svar. Tycker styrelsen att motionen måste ändras på något sätt för att vara mer förankrad i organisationen? Eller görs redan det som föreslås i motionen, men medlemmarna kanske inte vet? Styrelsen ska vara redo att ge sin kommentar till motionen under årsmötet.

Att skriva en verksamhetsplan

En verksamhetsplan är en plan över vad föreningen ska jobba med under året, med mål både för verksamheterna och styrelsen.

Bra att tänka på för verksamhetsledare i verksamhetsplanskrivandet

• Ta stöd från våra styrdokument
• Inspireras av verksamhetens riktlinjer för att formulera syften och mål
• Bolla gärna med verksamhetsgruppen vad ni vill satsa på framåt

Bra att tänka på för styrelsen i verksamhetsplanskrivandet

• Avsätt tid för att tänka på hur föreningen ska jobba under kommande verksamhetsår. Vad finns det för utvecklingsmöjligheter? Vad har gått bra och borde göras igen, och vad behöver förändras för att bli bättre?
• Ta stöd ur de nationella styrdokumenten för att formulera visioner och mål
• Ta hjälp av bilden ett år för styrelsen för att få en överblick över året, fyll på med evenemang och händelser särskilt för er förening.

Tips! Formulera ett SMART mål

• Specifika – det ska vara tydligt vad som ska uppnås, målet ska inte kunna misstolkas
• Mätbara – hur ska ni mäta om ni uppnått målet?
• Accepterade – alla är överens om vad målen innebär
• Realistiska – det ska vara möjligt för er att uppnå era mål
• Tidsbestämt – det ska vara avgränsat i tid när målet ska vara genomfört

Tänk på att sätta mål ni hinner med, och var inte rädd för att anpassa er om ni märker att det behövs under året. Det är viktigt att ni inte gör mer än ni orkar.

Att göra en budget

En budget är en ekonomisk översikt över hur föreningens pengar planeras att användas. I budgeten finns information om intäkter och utgifter, det vill säga hur mycket pengar som måste samlas in, och hur mycket som behövs användas.

Röda Korsets Ungdomsförbund är inte en vinstdrivande organisation. Vi strävar därför efter att våra intäkter ska motsvara våra utgifter. Vi ska inte sitta på pengarna utan använda dem till de verksamheter vi har. Sedan är det självklart att tänka ekonomiskt långsiktigt. Läs mer om hur ni kan göra det i vår ekonomiska policy i Policyhögen på sidan Styrdokument.

Bra att tänka på för verksamhetsledare i budgetskrivandet

• Räkna ut hur mycket verksamheten brukar göra av med under varje aktivitetstillfälle, och multiplicera med antal gånger ni planerar att ses under ett år. Exempel på kostnader:
  – Lokal
  – Resor
  – Fika och/eller mat
• Tänk in kostnader för att utveckla er verksamhet, så som kompetensutveckling, marknadsföring, rekrytering och frivilligvård

Bra att tänka på för styrelsen i budgetskrivandet

• När ni har fått allas förslag på budget får ni se över hur mycket pengar föreningen har, och hur dessa kan fördelas på bästa sätt utefter verksamheternas önskemål.
• Kika i föregående års resultatrapport, för att se hur mycket pengar som gick ut/in till föreningen, hur mycket verksamheterna använde eller hur mycket det kostade med föreningsårsmötet.
• Har föreningen blivit beviljad bidrag från tidigare år är de ofta reserverade (öronmärkta) till en viss verksamhet. Det är därför viktigt att vara tydlig med hur mycket av era tillgångar som är reserverade.
• Behöver ni söka externt för att täcka alla utgifter? Hur mycket? Vilka verksamheter påverkas? Prata med verksamhetsledarna!
• Tänk in kostnader som styrelse har, såsom medlemsvård, medlemsvärvning, porto, fika.

Och kom ihåg. Det går inte alltid att vara exakt, budgeten är en översikt!

Revision och revisionsberättelse

Revisorernas arbete

Under föreningsårsmötet ska en ekonomisk revisor och en verksamhetsrevisor väljas. En revisor är en person som har i uppdrag att granska lokalföreningens arbete och hantering av pengar.

Vem kan vara revisor?

Revisorn kan vara medlem i föreningen, men ska inte ha en förtroenderoll inom styrelsen eller som verksamhetsledare. Revisorn ska inte heller ha varit del av den avgående styrelsen. För att kunna hålla sig opartisk i sin granskning av föreningen bör revisorn inte heller vara släkt eller ihop med någon i styrelsen. Revisorn behöver inte nödvändigtvis vara utbildad eller legitimerad revisor, men det kan vara en fördel om personen har erfarenhet av bokföring eller föreningsliv. Det finns dock ett krav på att personen ska vara minst 18 år.

Vad gör en revisor?

En ekonomisk revisor granskar föreningens bokföring och skötsel av ekonomin under året, det vill säga tittar över resultat och balansräkning och stämmer av att kostnader och överföringar är korrekt redovisade. En verksamhetsrevisor granskar att de verksamheter föreningen bedriver följer föreningens stadgar och verksamhetsplan, att beslut tagna på föreningsårsmötet följs, och att styrelsemöten varit beslutsmässiga.

Som ekonomisk revisor kontrollerar en:

• Att det finns underlag till de utlägg som har gjorts (till exempel kvitton, styrelsebeslut)
• Att pengar har gått till verksamhet inom organisationens verksamhetsområden
• Att föreningen har förhållit sig till sin budget.

Som verksamhetsrevisor tittar en efter:

• Om föreningens uppfyllt sina mål i verksamhetsplanen.
• Om föreningens stadgar har följts.
• Om, och på vilket sätt, styrelsen har arbetat med eventuella propositioner och motioner som beslutades om vid förra föreningsårsmötet

Revisorerna kollar att styrelsen tagit ansvar för föreningen. Under föreningsårsmötet lämnar revisorerna ett besked till medlemmarna om hur styrelsen har skött sig under året, och om de rekommenderar mötet att ge styrelsen ansvarsfrihet. Detta lämnas i form av en revisionsberättelse som sedan godkänns av föreningsårsmötet.

Revisorerna granskar inte bara föreningen, utan kan även ge stöd till föreningen. Revisorerna kan stötta eller bolla lösningar med styrelsen i svåra situationer så att beslut inom föreningen tas på ett korrekt sätt.

Valberedning

Valberedningens uppdrag är att rekrytera och föreslå personer till olika roller inom föreningen, som sen medlemmarna röstar om. De gör sitt uppdrag frikopplat från styrelsen. Valberedningens arbete är väldigt viktigt ur ett demokratiskt perspektiv. De är medlemmarnas viktigaste verktyg för att ha en fungerande förening.

Valberedningens ska ta fram förslag på årsmötesordförande, ordförande, kassör, ledamöter i styrelsen, valberedning och revisorer. Valberedningen kan även ta fram förslag på ombud till Riksårsmötet.

Valberedningen bör påbörja sitt arbete i god tid innan föreningens årsmöte. Detta för att inte behöva stressa på slutet! Redan i oktober året innan årsmötet kan det vara bra för valberedningen att börja skapa en tidsplan för rekryteringen, även om februari då känns långt borta. Under hösten erbjuds nationella valberedningsträffar online med syfte att stödja och öka kunskapen kring uppdraget och rollen. Det finns även en valberedningsutbildning i Learnster som valberedning kan gå när som helst under året.

Längst ner på sidan hittar ni en lathund för valberedning samt vidare bilagor med syfte att stödja uppdraget.

Arbetsgång

Klicka på rubrikerna för att hoppa direkt till avsnitten.

1. Lär känna föreningen
2. Vad behöver styrelsen?
3. Rekrytera och intervjua
4. Ge förslag till föreningsårsmötet
5. Tips för att hitta revisor

Lär känna föreningen

En bra start som valberedare är att lära känna organisationen och ta reda på mer om lokalföreningen. Det kommer göra det lättare att svara på frågor och motivera andra Vad har föreningen jobbat med under året? Vilka frågor prioriterar de kommande år? Vilka verksamheter driver föreningen? Kolla även in lokalföreningens sociala medier.

Vad behöver styrelsen?

Prata med den sittande styrelsen om hur det varit att leda föreningen under året. Fråga till exempel:

• Hur många ledamöter de tycker är lämpligt för styrelsen
• Hur mycket tid de lägger på sitt uppdrag
• Vad som har fungerat bra och mindre bra under året
• Om de saknat någon särskild kompetens/kunskap

Fråga också om de kommer vilja sitta kvar nästa årsmöte så ni vet hur många ledamöter ni behöver rekrytera.

Rekrytera och intervjua

De olika posterna som valberedning ska rekrytera till går att läsa mer om på sidan Styrelsearbete under Roller i styrelsen. Glöm inte att valberedningen också ska rekrytera en ny valberedning, revisorer och ombud!

Sammanställ all den information ni fått från styrelsen. Utifrån det vet ni hur många nya ledamöter som behövs, vilka typer av kunskaper de ska ha, samt vad för erfarenheter den sittande styrelsen har delat med sig av.

Gör en tidsplan. När ska rekryteringen vara klar? Sätt ett datum att ha som mål. Förslagsvis ska detta ske i november-december. Ert förslag måste vara färdigt så att det kan läggas upp på hemsidan 1 vecka innan årsmötet.

Mer om rekrytering kan du läsa på sidan Medlemmar och Frivilliga.

Ge förslag till föreningsårsmötet

När rekryteringen är klar ska ni sätta ihop ert förslag. I förslaget ingår även att motivera ert val av kandidater. Detta ska sedan presenteras under föreningsårsmötet.

Tips för att hitta revisor:

• Hör med tidigare ledamöter, exempelvis kassör eller ordförande (obs, måste ha gått ett år sedan de satt i styrelsen)
• På många arbetsplatser finns det ekonomiavdelningar – där kanske finns någon som vill göra en insats för er lokalförening
• Fråga på universitet/högskolor – för en person som pluggar ekonomi kan det vara en bra erfarenhet att vara ekonomisk revisor
• Hör med er närmsta Röda Kors-krets om deras revisor, kanske vill hen hjälpa er också? Eller kanske någon som är eller har varit aktiv i kretsen?
• Fråga föreningsaktiva i andra föreningar (inom Röda Korsets Ungdomsförbund eller hos andra organisationer) hur de har hittat sina revisorer. Medlemmar i era styrelser kan också vara revisorer åt varandra.