Styrelsens ansvar och uppgifter

Styrelsens ansvar

• Styrelsen ska se till att föreningen jobbar i enlighet med Röda Korsets Ungdomsförbunds vision och grundprinciper. Som styrelsemedlem behöver du ha koll på Röda korsets Ungdomsförbunds styrdokument och verksamhetsriktlinjer. De beskriver vad organisationen står för och hur vi ska jobba.
• Lokalföreningen är medlemsstyrd. Det är därför viktigt att styrelsen tar hand om och lyssnar på sina medlemmar, särskilt i utvecklingen av föreningen.
• Styrelsen är ansvarig för att beslut som tas följs upp och genomförs.
• Styrelsen är ansvarig för att föreningens pengar och för att se till att det finns en stabil ekonomi.

Styrelsens uppgifter

• Ha minst fyra protokollförda styrelsemöten per år. (Måste)
• Rekrytera frivilliga och ordna informationskvällar.
• Se till att förtroendevalda och frivilliga går relevanta utbildningar.
• Arbeta för att öka antalet medlemmar.
• Svara på hel och halvårsuppföljningen och se till att föreningens verksamhetsledare svarar på sina delar.
• Säkerställa föreningens ekonomi och söka pengar efter behov.
• Kalla till föreningsårsmöte senast sista februari varje år.
• Sammanställa verksamhetsplan och budget för föreningen.
• Sammanställa verksamhetsberättelse och bokslut för föreningen. (Måste)
• Arbeta för ökat samarbete med Svenska Röda Korsets kretsar, och andra som jobbar med liknande frågor som oss.

Roller i styrelsen

Vi rekommenderar att en styrelse har minst fem medlemmar, varav en måste vara ordförande och en måste vara kassör. Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av minst tre ledamöter, men att ha fler ledamöter gör styrelsen mindre sårbar. Läs mer om de olika rollerna i styrelsen nedan.

Ordförande

Ordföranden är ytterst ansvarig i föreningen och leder styrelsearbetet. Den samordnar föreningens arbete. Ordförande är ofta den som representerar föreningen, talar i föreningens namn, och ansvarar för kontakten med personal, press eller andra externa personer.

En bra ordförande ska inte göra allt arbete själv utan snarare samordna, delegera och leda arbetet framåt. Hens uppgift är att fördela arbetsuppgifter mellan de övriga styrelseledamöterna och se till att hela gruppen är med och utvecklar och stöttar föreningen. På det sättet blir styrelsearbetet mycket roligare.

Vice ordförande

Vice-ordförande är ett stöd till ordförande. Om ordföranden är frånvarande har vice-ordförande ansvar för deras uppgifter. En vice-ordförande kan också ha ansvar för olika delar av styrelsearbetet. Det bestämmer ni tillsammans i styrelsen.

Kassör

Kassören är styrelsens ekonom. Det är hela styrelsen som är ytterst ansvarig för ekonomin, men kassören ska ha särskild koll på utbetalningar, bokföring och andra ekonomiska uppgifter. Under året är det kassören som ansvarar för det ekonomiska arbetet, såsom att betala räkningar, hantera utlägg och kvitton, sköta bokföring och så vidare. Alla kassörer måste gå vår kassörsutbildning på Learnster. Lär er mer om kassörens uppgifter där. Inför årsmötet gör kassören ett bokslut och ser till att revisorn får de ekonomiska underlag som behövs.

Sekreterare

Sekreteraren har ett extra ansvar för att protokoll och andra underlag hanteras och förvaras på ett bra sätt. Det är inget krav att utse en sekreterare i styrelsen, men under varje styrelsemöte måste en person ha rollen som mötessekreterare. Rollen som mötessekreterare kan rotera inom styrelsen eller så kan styrelsen välja en person som är sekreterare under hela året.

Sekreterarens uppgift är att vara föreningens minne, genom att bland annat protokollföra styrelsens beslut. Sekreteraren är ett administrativt stöd till ordförande genom att förbereda möten med olika möteshandlingar, sammanställa verksamhetsberättelse och annan typ av redovisning.

Exempel på andra roller i styrelsen

Ledamöter kan fylla en rad viktiga uppgifter i en styrelse. Antalet ledamöter och deras roller beror mycket på föreningens behov.

Medlemsansvarig

Har koll på antal medlemmar i föreningen, uppdaterar kontaktuppgifter till medlemmar samt har regelbunden kontakt med medlemmarna. Medlemsansvarig planerar medlemsträffar/events där medlemmarna får träffas och umgås. En ansvarar även för rekrytering och för att medlemmarna känner sig välkomna i lokalföreningen.

Verksamhetsansvarig

Ansvarig för kontakten mellan styrelsen och verksamheterna. Detta ansvar kan delas upp per verksamhet. En har ansvar för att informera styrelsen om läget inom verksamheterna och vice-versa.

Fondansökningar

Håller sig uppdaterad kring relevanta fonder, skickar ansökningar, gör återrapporteringar samt håller kontakt med verksamheter som hanterar fondsökningar. Posten kan tillsättas vid behov. Läs mer på sidan Pengar.

Utbildningssamordnare

Har samordnande ansvar för utbildningar i föreningen. Kommunicerar med verksamhetsledarna och övriga i föreningen gällande behov av utbildningar samt vad som erbjuds nationellt.

PR och Marknadsföring

Tar fram och beställer hem informationsmaterial. Har kontakt med eventuella företag för sponsring och rabatter vid evenemang eller kampanjer. Ansvarar för att informationsmaterial om föreningens verksamheter är uppdaterad. Anordnar events för att informera om föreningens verksamheter.

Kommunikation

Håller hemsidan uppdaterad, uppdaterar sociala medier, tar fram affischer eller annat material för rekrytering, till exempel. Ansvarig för medlemsvärvarkampanjer tillsammans med medlemsansvarig.

Skolsamarbeten

Ansvarig för kontakt med skolor vid samarbeten, föreläsningar, workshops, bokbord, temadagar, mm.

Styrelsemöten

Under styrelsemöten samlas styrelsen och diskuterar, utvecklar och fattar beslut om föreningen. Styrelsemöten är en viktig del i en demokratisk förening! Det finns särskilda regler för hur en bjuder in till, håller i och protokollför ett styrelsemöte. Men det är också viktigt att se mötet som ett roligt och inspirerande forum där beslut om föreningens framtid tas!

En rekommendation är att ha styrelsemöten en gång per månad, med uppehåll under sommaren.

Ett giltigt styrelsemöte

Ordföranden kallar till styrelsemöte minst en vecka innan mötet. Kallelsen till mötet ska innehålla dagordning, datum, tid och plats. Bestäm gärna vid slutet av varje styrelsemöte när nästa möte ska äga rum.

Styrelsen kan ta beslut under styrelsemötet om minst hälften av alla styrelseledamöter är med. Det är bara styrelseledamöter som har rösträtt. Varje styrelsemöte ska protokollföras och skrivas under av mötesordförande, sekreterare och en justerare.

Det går bra att bjuda in verksamhetsledare, frivilliga eller medlemmar till ett styrelsemöte. Dessa ska då adjungeras in under det aktuella mötet, och har yttranderätt men inte rösträtt. Att bjuda in verksamhetsledare kan vara jättebra i frågor om budget och verksamhetsutveckling!

En adjungering har en egen punkt på dagordningen och kan göras efter Val av mötesfunktionärer. I protokollet kan en skriva, till exempel: ”Frida adjungeras in under detta styrelsemöte med närvarorätt och yttranderätt men inte rösträtt”.

Att hålla ett styrelsemöte

Det första som händer under styrelsemötet är att en mötesordförande (måste inte vara ordförande i föreningen), mötessekreterare och en justerare ska väljas.

• Mötesordförande: Håller i mötet, går igenom punkterna på dagordningen och ser till att fokus ligger på den punkt som är uppe för diskussion.
• Mötessekreterare: Antecknar vad som sägs under mötet och skriver protokollet.
• Justerare: Räknar röster vid behov och kollar igenom att protokollet stämmer innan det skrivs under.

Under mötet följer ni dagordningen. Se till att alla får komma till tals!

Spara originalen av de underskrivna protokollen i en pärm. Om ni vill kan ni göra det offentligt för medlemmar och frivilliga via exempelvis er hemsida eller Google drive, så de kan följa ert arbete. Skicka gärna in protokollet till personalen, då blir de också uppdaterade om läget i föreningen.

Beslut som tas på ett styrelsemöte

Under styrelsemötet fattar styrelsen beslut som rör lokalföreningen. Det kan vara allt från rutiner kring uttag från föreningens bankkonto, om föreningen ska starta/lägga ner en verksamhet, om föreningen ska samarbete med en annan organisation, delta på en manifestation eller hur föreningen ska jobba med rekrytering.

Större beslut så som vilka som ska sitta i styrelsen, förslag till en föreningspolicy eller beslut om ansvarsfrihet tas på föreningsårsmötet där föreningens medlemmar har möjlighet att påverka besluten.

Beslut på styrelsemöte sker alltid genom röstning

Ett beslut sker alltid efter en diskussion om frågan. I första hand väljer ni öppen röstning. Det kan se ut så här:

Mötesordförande leder:

• – Är vi redo att gå till beslut? Ja!
• – Är det mötets mening att ta vi ska vara med i prideparaden? Ja!
• – Någon däremot? Tystnad/Ja
• – Finner bifall!/avslag

Alltså: Om ni är för förslaget ska ni ropa ja. Om ni är mot förslaget ska ni också ropa ja. Vi säger aldrig nej under våra möten, utan vi säger i så fall Ja till att vi är emot förslaget. Denna typ av röstning kallas för acklamation.

Vi använder oss av majoritetsbeslut, alltså att flest antal röster vinner. Vid lika antal röster så avgör mötesordförandes röst.

• Är du enormt mycket emot ett fattat beslut kan du i protokollet reservera dig från beslutet. Detta innebär endast en markering att du som person inte var enig med beslutet, beslutet som sådant står fortfarande fast.
• Som ledamot måste du respektera beslut genom att stå bakom dem när de är fattade, oavsett vad du själv tycker. När styrelsen fattat ett beslut är det detta som ska kommuniceras ut till resten av föreningen.

Varje ledamot har ett ansvar att uppgifter från mötet ska utföras inom angiven tid. Rapportera resultatet på kommande styrelsemöte.

Att ha ett BRA styrelsemöte

Styrelsemöten får och ska vara roliga. Det är minst lika viktigt för styrelsearbetet att lära känna varandra, så lägg lite tid innan mötet när ni kan snacka om annat, och ha en paus i mitten av mötet.

För att skapa ett bra och demokratiskt möte är det viktigt att:

• Alla blivit inbjudna i tid och fått samma information innan mötet
• Alla i gruppen får komma till tals
• Alla känner sig viktiga och sedda på mötena. Alla tar plats på olika sätt, variera gärna hur ni ska lyfta era åsikter.
• Strukturen för styrelsemötena hålls.

Andra bra saker att tänka på:

• Ha fysiska möten om ni kan. Det är roligare och ger ofta ett bättre diskussionsklimat om alla är på plats.
• Meddela om du inte kommer. Kom ihåg att minst hälften av styrelsen måste närvara för att mötet ska kunna ta beslut.
• Respektera styrelsen och mötet. Kom i tid, förbered dig inför mötet, läs igenom handlingarna och tänk efter hur du ställer dig till punkterna som ska tas upp.
• Delta aktivt. Diskutera, kom med förslag, ta ansvar för dina uppgifter.
• Beslut och diskussioner blir bättre om mötet inte är för långt. Se till att fokusera på frågan i dagordningen. Sidospår får tas upp under Övriga punkter eller på ett annat möte. Ett styrelsemöte bör inte vara längre än 1,5 timme. Om det drar ut på tiden kan ni bordlägga en punkt. Det betyder att ni pausar diskussionen och tar beslutet på nästa möte.
• Bestäm hur långt innan mötet som en kan skicka in punkter till dagordningen. För att alla ska hinna förbereda sig är det viktigt att stora beslut inte kommer upp samma dag som mötet.
• Utse någon som köper fika till mötet: allt blir trevligare med fika!

Det finns även tips samlade längst ner på denna sida.

Styrelsens ekonomiska ansvar

Även om det är främst kassören som jobbar med ekonomifrågor är det viktigt att hela styrelsen sätter sig in i föreningens ekonomi. Till exempel kan ni ta tio minuter på varje styrelsemöte för att gå igenom ekonomin. Kassören kan berätta om de senaste utläggen, fakturorna eller räkningarna som ska betalas ut, och hur ni ligger till i förhållande till budgeten.

I styrelsens ekonomiska ansvar ingår

• att följa gällande lagar, regler och stadgar,
• att följa Röda Korsets Ungdomsförbunds ekonomiska policy
• att ta hand om och fördela föreningens pengar genom att sätta en budget
• att ansvara för utbetalningar eller uttag från föreningens bankkonto
• att i samarbete med verksamhetsledare och utefter behov söka pengar från bidragsgivare för att trygga föreningens långsiktiga ekonomi
• att kunna ge revisorerna handlingar som kan styrka de ekonomiska händelser som skett under året.

Firmatecknare

Inom styrelsen ska ni utse en eller flera firmatecknare. Att vara firmatecknare innebär att en kan ingå avtal i föreningens namn och att en har attesträtt (rätt att godkänna utbetalningar och uttag från föreningens bankkonto). Vi rekommenderar er att ha två firmatecknare för att se till att en person inte har ensam tillgång till föreningens pengar. Kassören behöver vara en av firmatecknarna.

Beslut om vilka som ska vara firmatecknare tas på det konstituerande styrelsemötet. Beslutet kan ändras under året genom att styrelsen protokollför ett nytt beslut. En firmatecknare kan inte vara under 16 år eftersom hen då inte har juridisk rätt att ingå avtal. Banker vill också ofta att firmatecknare är över 18 år. Vid nyval av en firmatecknare ska en kopia på protokollet lämnas till banken.

En firmatecknare har rätt att attestera i föreningens namn.

Attestera innebär att du

• Granskar, godkänner och betalar ut fakturor, ersättning och eventuella handkassor
• Granskar och godkänner avtal
• Kan göra uttag/betalningar från föreningens bankkonto

Diskutera attestordning inom styrelsen, och protokollför hur utlägg ska godkännas. Vi uppmuntrar att båda firmatecknarna måste attestera utlägg på stora belopp (ni själva bestämmer beloppet), för att en person ensam inte ska kunna godkänna större inköp.

Personligt ansvar inom styrelsen

Styrelsen har det yttersta ansvaret för föreningens pengar, men om en styrelseledamot inte sköter sig kan hen bli personligen ansvarig för den skada som drabbat föreningen. Det är bra om ni har koll på vad som gäller i dessa lägen i förebyggande syfte.

Ansvaret kan förenklat indelas i tre områden: skadeståndsansvar, straffrättsligt ansvar respektive personligt betalningsansvar.

Mejladress

Varje förening har en egen mejladress enligt upplägget rkuf.ort@redcross.se.

Vem ansvarar för föreningens mailkonto?

Det är styrelsen i respektive lokalförening som hanterar, administrerar och svarar på mejl. Styrelsen bör ha rutiner kring vem som läser och svarar på mejl, då det är av största vikt att de som kontaktar föreningen får ett svar. I vissa föreningar vidarebefordras mejlen till alla ledamöter och den ledamot som ser mejlet först svarar. I andra föreningar har styrelsen utsett en eller ett par personer som ansvarar för mejlen. Vad som funkar bäst är svårt att säga – det viktiga är att styrelsen har kommit överens om rutinerna tillsammans och att de efterföljs.

Hur fungerar mejlen?

Mailportalen delar Röda Korsets Ungdomsförbund tillsammans med Svenska Röda Korset. Läs mer om hur du loggar in på mejlen på Rednet.

Problem med att logga in på mejlen?

Om du får problem kan du alltså testa att logga ut från din privata mejl eller testa att logga in via en annan webbläsare. Har du fortsatt problem kan du mejla till servicedesk@redcross.se och be om hjälp.

Vad är bra att tänka på när det gäller kommunikation via mejl?

Autosvar

Om ni i styrelsen vet att ni inte kommer hinna kolla mejlen dagligen kan ni skriva ett automatiskt svar. Det räcker med ”Tack för ditt mejl! Vi svarar dig så snart vi kan” eller liknande. Vet ni att det kommer vara svårt att hinna svara på mejl under en längre period, till exempel sommartid, kan det vara bra att skriva vilket datum personen kan förvänta sig ett svar från er. Ställ in autosvar genom att logga in, klicka på kugghjulet högst upp till höger och välj ”Autosvarsmeddelande”.

Vem svarar på mejlen?

Bestäm rutiner för vem som ska svara på mejlen. Även om en ledamot är ansvarig för att hålla koll på mejlen, så kan det vara bra att dela på uppgiften att svara på dem. Under vissa perioder kan det komma många mejl och då är det bra att hjälpas åt.

Hur fördelar styrelsen uppgifter som kommer in via mejl?

Bestäm rutiner för hur ni ska dela på uppgifter som kommer in via mejl. Det kan lätt bli att den som kollar mejlen tar på sig ansvaret att utföra uppgifterna. Se till att ni har bra rutiner så att arbetet blir rättvist fördelat.

Kan föreningen skaffa Redcross-adresser till verksamheter?

Ja! Följ instruktionerna på Rednet för att skaffa en Redcross-adress till er verksamhet. Frågor? Kontakta personalen.

Medlemsregistret Redy

Redy är Röda Korsets Ungdomsförbunds medlemsregister och ett viktigt verktyg för föreningen.

Med Redy kan ni enkelt få tillgång till kontaktuppgifter till alla era medlemmar och uppdatera vilka som har förtroende- och frivilliguppdrag i er förening. Detta är ett bra verktyg för att bjuda in alla i er förening till träffar, events och för andra påminnelser.

Tillgång till Redy 

För att få tillgång till Redy, kontakta infoservice på info@redcross.se och skriv vilken förening du tillhör och vilket uppdrag du har. Alla med ett styrelseuppdrag har rätt att ha tillgång till Redy, annars kan styrelsen besluta om att ge tillgång till en annan medlem vid behov.

Support 

Röda Korset har en manual för hur en använder Redy. Du hittar den här.

Om du behöver support kan du kontakta Infoservice på info@redcross.se eller 0771-19 95 00 (10-12, 13-16 helgfri vardag).

Hur ni ska använda Redy 

Redy har många olika användningsfunktioner och hur mycket ni vill använda Redy avgör ni själva. Dock är det viktigt att alla uppgifter som finns där är korrekt uppdaterade. 

Obligatoriskt 

• Uppdatera uppdragen i styrelsen. Alla styrelseledamöter, ordförande, valberedning, revisor och kassör ska finnas i Redy.  
• Uppdatera postmottagare. Detta är personen som tar emot de utskick som görs.  
• Se till att alla uppgifter till lokalföreningen stämmer. Skulle adress eller kontaktuppgifter ändras behöver dessa även ändras i Redy.

Övrigt utifrån prioritet:  

• Uppdatera uppgifter om verksamheterna
• Lägg in frivilliga. Det kan underlätta om ni ska ta ut en lista på era frivilliga för att bjuda in dem till en träff. 
• Komplettera medlemsuppgifter: 
  • Personnummer (utan födelsenummer kan vi inte säkerställa att någon är under 31)  
  • Telefonnummer- används vid återvärvning av medlemmar  
  • Mailadress- för att skicka ut kallelser
• Schemaläggningsverktyg
• Mailutskicksverktyg (kommer i framtiden!) Medlemsregistret Redy 

 Viktigt att veta om Redy:  

• Det uppstår ofta buggar, så ha tålamod när du använder verktyget  
•     För officiellt antal medlemmar, skriv till föreningsstöd på mail (rkuf.forening@redcross.se), då medlemssiffrorna i Redy ofta skiljer sig från det ”sanna” antalet!