Vår ekonomiska policy

Vår ekonomiska policy är en del av policyhögen, som du kan läsa här. Den ekonomiska policyn beskriver hur ni ska hantera och redovisa pengar. Policyn innehåller:

• Redovisning. Hur ekonomin ska redovisas.
• Information om hantering av tillgångar och ändamålsbundna medel
• Information om kapital och kapitalbildning
• Hur kapital ska fördelas och förvaltas

Kassörens uppgifter

Kassören är vald att sköta det löpande ekonomiarbetet. Som kassör kan du när som helst gå vår kassörutbildning på Learnster.

I rollen som kassör ingår det att:

• Ta emot kvitton från frivilliga som har haft utlägg, attestera (godkänna) dessa och betala ut ersättning
• Betala räkningar
• Bokföra insättningar och uttag av pengar
• Rapportera till styrelse/verksamhetsledare hur föreningen ligger till ekonomiskt gentemot budgeten
• Sammanställ bokslut och skicka handlingar till föreningens ekonomiska revisor i god tid innan föreningsårsmötet
• Deklarera åt föreningen till Skatteverket
• I kassörens årscykel längst ner på sidan kan du läsa mer om viktiga hållpunkter för kassören.

Som stöd har kassören styrelsen, personalen och föreningens ekonomiska revisor.

Ansvar kring ersättning

När frivilliga skickar in utläggsblanketter är det viktigt att kassören kollar:

• Vilken typ av utlägg den frivillige har gjort
• Om kostnaden är relevant för verksamheten
• Att kvittot är giltigt

Även när en faktura eller räkning kommer in till föreningen är det viktigt att kolla av att sifforna stämmer och att det är en känd avsändare.

Det bör finnas rutiner för löpande utbetalningar så att den frivillige inte behöver ligga ute med pengar för länge.

Huvudregeln är: inget kvitto, inga pengar.

Förr eller senare kommer ni kanske att råka ut för att någon som lagt ut egna pengar inte har ett kvitto att lämna in. Personen kan till exempel ha tappat kvittot eller blivit bestulen. Då är det viktigt att förstå varför vi säger att kvittot måste skickas in.

När föreningens pengar används måste det finnas underlag. Den som använder föreningens pengar måste sköta det ordentligt. Detta gör lokalföreningen trovärdig. Om ni gör utbetalningar utan underlag ser det mycket illa ut, både när revisorerna ska granska er, och för möjliga givare. När ni söker pengar vill givarna ofta se förra årets bokslut för att se om ni sköter er ekonomi.

Prata med personalen om det uppstår en situation som är svår att lösa. Fråga gärna en gång för mycket än för lite.

I överlämningen till ny kassör, tänk på!

Som nytillträdd kassör ska en känna sig trygg i vad ansvaret och uppgifterna innebär. En ska också veta var det går att hitta information om sitt uppdrag och varifrån en kan få hjälp.

• Visa den nya kassören viktiga rutiner. Vad har funkat bra? Vad har funkat mindre bra? Behöver ni ändra några rutiner?
• Gå igenom hur bokföring och bokföringsprogrammet fungerar
• Visa vilka fonder som har sökts och om bidrag ska återredovisas
• Berätta vilken typ av information som finns i Föreningshandboken och att en kan få hjälp från personalen och föreningens ekonomiska revisor

Bokföring och utlägg

Bokföring är att dokumentera vad som händer med föreningens ekonomi. Intäkter och utgifter registreras i bokföringen.

För att hålla ordning på föreningens pengar är det viktigt att använda sig av löpande bokföring. Bokföringen hjälper er sedan när ni ska skapa ett bokslut i slutet av verksamhetsåret.

Föreningen kan välja att använda enkel bokföring eller dubbel bokföring. Enkel bokföring passar små föreningar med få händelser att registrera. Dubbel bokföring passar större föreningar med mycket pengar som hanterar många händelser. De olika sätten att hantera föreningens ekonomi presenteras nedan.

Använd ett bokföringsprogram!

Att bokföra korrekt underlättar ert arbete. Alla föreningar bör använda sig av ett bokföringsprogram. Många av våra lokalföreningar använder sig av Visma eller Bokio. De flesta programmen har bokföringsprogram för ideella föreningar, välj det! När programmet frågar er så fyll i att ni är en ”Ekonomisk Förening” och att ni använder ”Kontantmetoden”. Bokföringsprogrammen har många fler funktioner än vad ni behöver, det som är viktigt för er är just bokföring.

Nystartad förening?

Om ni ska börja bokföra för en helt ny förening så ta kontakt med personal så kan vi hjälpa er att komma i gång.

Viktigt med verifikationsunderlag

Oavsett om föreningen väljer att använda enkel eller dubbel bokföring gäller det att spara underlag för uttag och insättning av pengar. Ett sådant underlag kallas verifikation, och kan vara till exempel en utläggsblankett med kvitton, eller en räkning. Varje verifikation ska numreras utefter den nummerordning det bokförs, och sparas i en pärm. Det är viktigt att alla verifikationer sparas så att den ekonomiska revisorn kan granska bokföringen i efterhand.

När någon sätter in pengar på föreningens konto (till exempel ett beviljat bidrag) ska det gå att få ut en ”insättningsuppgift” från banken som visar information om insättningen. Be därför gärna alla att tydligt markera vem som betalat in och i vilket syfte, så underlättar det i bokföringen. En insättningsuppgift funkar som verifikationsunderlag.

Konto- och verksamhetskoder

För att ha bättre koll på bokföringen finns det olika metoder, ett exempel är att använda sig av konto-och verksamhetskoder. Det funkar för både enkel och dubbel bokföring.

En kontokod innebär inte ett separat (bank)konto, utan är en benämning på pengars placering eller användning. Kontokoderna används för att benämna var en händelse registreras i bokföringen. Det finns förutbestämda kontokoder som används inom många typer av bokföring. Det vanligaste är att kontona är indelade i kontoklasser. Kontoklass 1 (tillgångar) och kontoklass 2 (skulder och eget kapital) hör till balansräkningen. Kontoklass 3 (intäkter) och kontoklass 4–8 (kostnader) hör till resultaträkningen.

Exempel på kontokoder och rekommenderad kontoplan för föreningar finns som bilaga längst ner på sidan.

Verksamhetskoder visar vilken verksamhet som pengarna används inom, och bestäms av styrelsen/kassören i förväg beroende på vilka verksamheter föreningen har. Exempel på verksamhetskoder är läxhjälp, kompisgrupp och styrelse. De kan också skrivas med sifferkoder om en vill.

Användningen av konto-och verksamhetskoder blir förhoppningsvis tydligare när du läst om enkel- och dubbel bokföring och tittat på de tillhörande mallarna längst ner på sidan.

Enkel bokföring

I enkel bokföringen används en så kallad kassabok med olika kolumner för datum, verifikationsnummer, inkomst/utgift, verksamhetskod och kontokod. Den sista kolumnen visar saldot på kontot efter att händelsen har bokförts, på så sätt går det alltid att stämma av bokföringen mot saldot på föreningens bankkonto.

Se vidare med exemplet om enkel bokföring längst ner på sidan.

Dubbel bokföring

Dubbel bokföring passar föreningar med lite större ekonomi, och innebär att varje händelse bokförs på två ställen.

Varje ekonomisk händelse bokförs dels på olika konton (kontokoder), dels på olika sidor av respektive konto. Varje konto har nämligen en debet-sida och en kredit-sida, och i dubbel bokföring bokförs händelsen på debet-sidan av ett konto och på kredit-sidan av ett annat konto. Skillnaden mellan debet och kredit för varje registrerad händelse ska alltid bli noll. Detta gör metoden självkontrollerande eftersom debetsidan och kreditsidan alltid ska vara lika. Se Exempel 3 om hur debet och kredit används, och vidare om dubbel bokföring i Exempel 5 längst ner på sidan.

Vi rekommenderar att ni sköter dubbel bokföring i ett bokföringsprogram. Men det kan hanteras för hand i ett excel/word-dokument, principen är densamma.

Se vidare med exemplet om dubbel bokföring och användning av debet och kredit längst ner på sidan.

Utlägg, fakturor, rekvisitioner och handkassa

Ett utlägg är när en frivillig lägger ut egna pengar för något som används inom någon av föreningens verksamheter eller aktiviteter. Det kan vara fika till ett möte, material till en aktivitet eller resa till en utbildning.

Utlägg

Ibland står föreningen för kostnaden för ett utlägg (godkänns av föreningens firmatecknare) och ibland står Röda Korsets Ungdomsförbund för det nationellt (blankett skickas till ansvarig personal).

Utlägget måste göras i linje med föreningens/organisationens policys för att en ska få ersättning. Det som gäller vid godkännande av utlägg är att:

• Den som vill ha ersättning för utlägget fyller i en utläggsblankett (se längst ner på sidan)
• Originalkvitton bifogas. Där ska finnas information om inköpsställe, datum för inköp, inköpt vara/tjänst samt belopp. Kortslip gäller ej som kvitto. Endast kvitton med rätt information är giltigt för att få ersättning
• Kvitton som skickas in får vara max 2 månader gamla. (Detta gäller på nationell nivå, föreningsstyrelsen kan besluta om vad som ska gälla lokalt)
  Utbetalning sker genom överföring via bank- eller plusgiro till personkontot som angetts på utläggsblanketten.

Fakturor

Fakturor kan användas när två föreningar till exempel anordnar ett projekt eller ett evenemang tillsammans och vill dela på kostnaderna.

Använd i så fall vår mall för faktura längst ner på sidan.

Viktigt att tänka på:

• Fakturan måste numreras. Den första fakturan som ni skickar ut under året numreras med nummer 1, nästa med nr 2 och så vidare.
• På en faktura ska det alltid finnas med vem som skickar fakturan, till vem den skickas, fakturanummer (se mallen), datum, bankgiro eller plusgiro, när den senast ska vara betald (ex. 30 dagar) och vad fakturan avser.
• Förvara en kopia av fakturan i er ekonomipärm, skicka originalet till den som ska faktureras.

När fakturan är betald får ni reda på det genom en insättningsuppgift från banken.

• Kontrollera fakturanumret och skriv på kopian i pärmen att fakturan blivit betald. Skriv även dit dagens datum och skriv under med ditt namn
• Bokför sedan insättningsuppgiften

Rekvisitioner

En rekvisition gör att ni kan gå och handla i en affär utan att ha kontanter eller betalkort med er. Ni har ett papper där det står att en viss person får lov att handla för föreningen i den affären. Affären får alla nödvändiga uppgifter på rekvisitionen och skickar sedan en faktura till föreningen. Kontrollera i förhand att affären accepterar rekvisitioner. Den som går och handlar ska kunna legitimera sig. Det finns en mall på hur en rekvisition kan se ut bland bilagorna i längst ner på sidan.

Handkassa

Alla föreningar inom Röda Korsets Ungdomsförbund rekommenderas att förvara sina pengar på ett bankkonto i stället för att ha handkassor med kontanter. Det är bättre att använda faktura, rekvisition eller utlägg än att ha lösa kontanter, när det är möjligt.

Ibland kan det dock finnas behov av att en handkassa betalas ut till en verksamhet eller person. Tänk då på att handkassan måste återredovisas inom två månader. Anledningen till att handkassa inte rekommenderas är att det är lätt hänt att allt inte stämmer vid återredovisningen och då blir det problem med bokföringen.

Styrelsen beslutar om handkassa ska användas. Följ i sådana fall våra riktlinjer för handkassa, Mall för utkvittering och Mall för återredovisning längst ner på sidan.

Att göra ett bokslut

Ett bokslut består av en balansrapport och en resultatrapport.

Bokslutet sammanfattar alla de ekonomiska händelser som skett under året. Under föreningsårsmötet presenteras bokslutet. Då får föreningens medlemmar insyn i hur styrelsen tar hand om föreningens pengar.

Till föreningsårsmötet kollar den ekonomiska revisorn igenom bokslutet. Revisorn granskar bokföringsarbetet som gjorts under året och ser över att det finns giltiga verifikationer till alla händelser. Revisorn ska ha all nödvändig information senast tre veckor innan föreningsårsmötet. Revisorn skriver sedan en revisionsberättelse med ett utlåtande om hur styrelsen har tagit hand om föreningens pengar.

Att göra ett bokslut

Det löpande bokföringsarbetet under året lägger grunden för resultatrapporten. I resultatrapporten ser ni hur mycket pengar som har gått ut och kommit in till föreningen. Resultatrapporten visar alltså föreningens intäkter och kostnader.

I balansrapporten redovisas hur stora tillgångar föreningen har totalt vid årets slut jämfört med årets början.

Mer information om olika rubriker i ett bokslut och om hur ett bokslut tas fram i ett bokföringsprogram finns beskrivet i särskilda instruktioner längst ner på sidan.

Reserverade medel

Pengar som är öronmärkta för ett visst ändamål (till exempel ett bidrag till en viss verksamhet) kommande år ska markeras ut som en reservering. Skriv gärna en notering som förklarar vilket ändamål det finns öronmärkta pengar till.

Periodiseringar

Periodiseringar är när intäkter och kostnader bokförs på det år som de intjänats respektive förbrukats, även om själva insättningen eller utbetalningen görs under ett annat år. Det kan till exempel vara hyran för januari som betalas i december, kostnaden gäller för ”år 2” men betalas ut under ”år 1”.

En periodisering ger ett mer rättvist resultat för hur mycket pengar som kommit in eller har gått ut under ett år.

Periodiseringar kan skrivas som antingen upplupen kostnad eller upplupen intäkt.

Finansiella investeringar

Finansiella investeringar kan redovisas i resultatrapporten. Om föreningen sparar pengar i fonder redovisas eventuell ränta som en intäkt. Finansiella kostnader kan vara kostnader för uttag eller överföring av pengar mellan bankkonton.

Bra att tänka på!

• Se till att få in alla kvitton och utläggsblanketter i december och bokför allt innan årsskiftet.
• Om ni använder ett bokföringsprogram, flytta inte årets resultat till balansrapporten innan revisorn har gett sina kommentarer.