Ansvarsfördelning mellan styrelse och verksamhetsledare

Styrelsen och verksamhetsledare samarbetar på många punkter. Det är därför viktigt att ha en bra ansvarsuppdelning och en bra kommunikation sinsemellan.

Styrelsen och verksamhetsledarnas gemensamma ansvar

• Verksamhetsledaren har ansvar för att kolla igenom och meddela utbildningsbehov, styrelsen har ansvar för att kommunicera information om utbildningar
• Rekrytera nya frivilliga
• Söka pengar till föreningen och verksamheterna

Styrelsen ansvarar för att

• Vara ett bollplank och stöd till verksamhetsledaren
• Verksamhetsledarna jobbar efter organisationens verksamhetsriktlinjer
• Uppdatera verksamhetsledarna om vad som händer i lokalföreningen och organisationen nationellt
• Ge stöd till verksamhetsledarna i skrivandet av verksamhetsplan, budget och verksamhetsberättelse

Verksamhetsledare ansvarar för att

• Vara medlem i Röda Korsets Ungdomsförbund
• Vara väl insatt i grundprinciperna och de riktlinjer som finns för den aktuella verksamheten
• De själva och frivilliga i verksamheten går de utbildningar som finns för deras uppdrag
• Verksamheten utvecklas och stämmer överens med samhällets behov
• Ge tydliga instruktioner och uppdragsbeskrivningar till frivilliga
• Ge stöd till de frivilliga och jobba för en bra sammanhållning i gruppen
• Dokumentera verksamheten och regelbundet rapportera till styrelsen om vad som sker i verksamheten och gruppen
• Svara på hel- och halvårsuppfölningen för sin verksamhet som skickas ut av personal två gånger per år
• Skriva underlag till styrelsen för verksamhetens verksamhetsplan, budget och verksamhetsberättelse.

Prata igenom vad ni vill ha för rutiner i just er förening!

Som verksamhetsledare ser du till gruppen fungerar bra tillsammans, hur ni behandlar varandra, vilka rutiner ni följer och hur verksamheten fungerar. Din roll är därför mycket viktig! Det finns många verktyg och hjälpmedel som kan hjälpa dig i ditt uppdrag.

Frivilligpolicy

Frivilligpolicyn är en del av policyhögen, som är ett av Röda Korsets Ungdomsförbunds styrdokument. Frivilligpolicyn beskriver hur vi ser på frivilliguppdraget, och är alltså väldigt viktigt för dig som verksamhetsledare att ha koll på.

I Policyhögen finns även bland annat skyddspolicyn för barn och unga, policyn för mångfald och likabehandling och miljö- och klimatpolicyn, som du som verksamhetsledare bör känna till. Kika även på överenskommelse för frivilliga för att lära dig om tystnadslöftet som alla frivilliga behöver skriva under.

Riktlinjer

Ett annat verktyg är vår verksamhetsriktlinje. Dessa ska alla frivilliga känna till, och det är självklart extra viktigt att du som verksamhetsledare har koll på dem.

Ett tips om kompetensutveckling kan vara att gemensamt i gruppen gå igenom verksamhetsriktlinjen, så att ni har samsyn kring vad er verksamhet har för syfte, mål och metod!

Lokalföreningens styrelse

Även om du som verksamhetsledare har det yttersta ansvaret för att verksamheten ska fungera, har lokalföreningens styrelse övergripande ansvar för sina verksamheter. Kontakten med styrelsen är därför jätteviktig för dig som verksamhetsledare. Ha god kontakt med styrelsen, och genom dem andra verksamheter i föreningen. Tillsammans är ni starka!

Personal på röda Korsets Ungdomsförbund

Sist men inte minst, tveka aldrig på att höra av dig till personalen på Röda Korsets Ungdomsförbund. Ring (eller maila) hellre en gång för mycket än en gång för lite! Om du känner dig osäker på vem du ska höra av dig till kan du höra av dig till vem som helst, så kopplar personalen ihop dig med rätt person! Här hittar du personalens kontaktuppgifter.

När Ungdomsförbundet inte räcker till

Ibland dyker det upp frågor som är svåra att svara på. En deltagare kanske har frågor om sin asylprocess eller mår dåligt på något sätt. Då är det viktigt att vi hänvisar vidare till någon som kan hjälpa personen. Här finns en lista med tips på var en kan vända sig i olika frågor:

• Elevhälsan kan vara en bra första instans om verksamheten bedrivs på en skola och en deltagare behöver någon att prata med. De kan i sin tur ofta avgöra om personen i fråga behöver ytterligare stöd och kan då hänvisa dem vidare.
• På vårdcentralen ska alla som mår psykiskt eller fysiskt dåligt kunna få den hjälp de behöver. Här görs en bedömning av personens mående och om specialisthjälp behövs ska de skicka en remiss till en annan instans. Vårdcentralen har också egna kuratorer och psykologer man kan få hjälp av.
• Barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) erbjuder specialisthjälp till barn under 18 år som mår dåligt. De har akutmottagningar en kan vända sig till, och man kan också få remiss hit från vårdcentralen.
• På ungdomsmottagningen kan en också söka hjälp om en mår dåligt. De har egna kuratorer, men erbjuder ingen specialisthjälp om du har svåra ångestproblem, sömnproblem, är kliniskt deprimerad eller lider av andra psykiatriska besvär. Åldersgränsen för ungdomsmottagningen beror på vilken region en bor i, men den kan vara mellan 18–25 år.
• Röda Korsets asylrådgivning, familjeanknytning och efterforskning finns tillgänglig per telefon om det rör sig om personer som behöver hjälp med frågor rörande sin asylprocess. Telefonnumret är 020 – 415 000. Läs mer om öppettider på Röda Korsets hemsida.
• Om du inte vet vart du ska hänvisa någon kan du alltid tipsa deltagaren om att ringa vårdguiden på 1177, där kan de få hjälp att ta reda på vart de ska vända dig.

Rutiner för verksamhet

Det absolut viktigaste för en fungerande verksamhet är verksamhetens rutiner och struktur. Rutiner kan se olika ut för olika verksamheter, det beror på vilken typ av verksamhet det är, hur mycket som behövs förberedas inför träffarna och så vidare.

Om ni har nedskrivet hur er grupp arbetar, vem som ansvarar för vad och när olika uppgifter ska genomföras kommer ert arbete bli lättare. Använd gärna de verksamhetsspecifika riktlinjerna som utgångspunkt när ni skapar rutiner för er verksamhet.

Det bästa sättet att skapa bra rutiner är att samla hela verksamhetsgruppen för ett möte. Under mötet kan ni prata om hur saker fungerar idag, som vilka uppgifter som finns och vilka rutiner som redan används, till exempel för att rapportera frånvaro och loggföring av verksamheten. Ni kan också titta på scheman för bemanning och bestämma hur ni ska anmäla er till frivilliga pass, till exempel om det ska göras via en Facebookgrupp eller på något annat sätt.

Det är bra att anteckna verksamhetens rutiner i ett gemensamt dokument. Där ska det också vara tydligt vem som är ansvarig för vad. Det blir en bra grund när ni ska skola in nya frivilliga

Oavsett vilken verksamhet du är verksamhetsledare för finns det vissa uppgifter som alla verksamheter måste utföra. Dessa är:

• Verksamhetsplan och ekonomi
• Kommunikation
• Frånvaro
• Loggbok

Verksamhetsplan och ekonomi

Som verksamhetsledare är det ditt ansvar att skriva en verksamhetsplan och en budget. Det är verksamhetens planering för vad gruppen jobbar med och vill åstadkomma under året. Denna lämnar du sen in till styrelsen, och den godkänns av föreningsårsmötet. Det finns mallar och instruktioner för hur en verksamhetsplan och budget kan se ut på sidan Föreningsårsmötet.

I er verksamhet är det också viktigt att ni har rutiner för ekonomi. Vem tar hand om kvitton? Hur lämnas kvitton över till lokalföreningens kassör? Vem är ansvarig för att söka pengar, om detta behövs?

(Tips! Läs mer i kapitlet Ekonomi)

Kommunikation

Att ni har en fungerande kommunikation inom er verksamhetsgrupp är jätteviktigt för att verksamheten ska fungera. När nya frivilliga introduceras är det viktigt att vara tydlig hur ni som grupp kommunicerar med varandra. Berättar om vilka kommunikationskanaler som finns och hur planen för er kommunikation ser ut. Använder ni er av sociala medier när ni kommunicerar? Har ni en facebookgrupp där kommunikationen sköts? Eller görs det främst via mail eller WhatsApp? Hur ofta har ni som möten? En gång per termin, en gång i månaden eller oftare?

Frånvaro

För att kunna planera verksamheten är det viktigt att ha rutiner för närvaro/frånvaro. Detta för att det är viktigt att veta vilka frivilliga som kommer att vara med på aktiviteterna. Det finns det många olika sätt att arbeta på, ni kan lägga schema för hela terminen, för en månad framöver eller för kommande vecka.

Du som verksamhetsledare ska känna dig trygg i att de frivilliga som sagt att de ska dyka upp gör det. För att deltagarna ska känna sig trygga och verksamheten ska vara välfungerande krävs rutiner för frivilligas närvaro.

Loggbok

Det är bra att föra loggbok för att hålla koll på vad som händer i verksamheten. Efter varje aktivitet skriver ni kort om hur det gick, hur många som deltog, hur många nya deltagare ni hade, hur många frivilliga som var där och om det finns något annat viktigt att nämna. Detta är särskilt viktigt om olika personer engagerar sig varje gång, eftersom de kan läsa loggboken för att se vad som hänt tidigare. Det hjälper er att hålla en bra standard och se till att verksamheten fungerar smidigt.

Loggboken är också en stor hjälp när ni fyller i aktivitetsrapporten efter varje träff, samt vid de hel- och halvårsuppföljningar som personalen skickar ut två gånger per år som alla verksamheter ska fylla i.