Att rekrytera frivilliga
Rekryteringstrappan är en modell som steg för steg beskriver hur nya frivilliga kan rekryteras och komma in i en verksamhet på ett bra sätt.
Rekrytering steg för steg
- Undersök behovet – Vilken verksamhet behöver frivilliga? Hur många behövs? Gör en kartläggning för att se var i föreningen det behövs förstärkning.
- Tidsplan – Gör en tidsplan för att få en översikt över vem som gör vad och när.
- Sprid ordet – Prova olika sätt att hitta nya frivilliga! Det kan vara allt från annonser på internet, affischer på fritidsgårdar eller att delta på en mässa.
- Infoträff och intervju – En infoträff är bra för att samla upp de personer som visat intresse för att engagera sig i föreningen. Att intervjua nya frivilliga är ett sätt lära känna dem och se om de passar för frivilliguppdraget.
- Utbildning – Innan den frivilliga börjar ska hen utbildas för att känna sig trygg i sitt uppdrag.
- Introduktion – När den nya frivillige har intervjuats och gått utbildning är det dags att bli introducerad till uppdraget. Det är viktigt att nya frivilliga lär sig verksamhetens rutiner och känner sig bekväma med uppdraget.
Tips för att hitta frivilliga
Tänk efter hur det gick till när du själv blev frivillig. Blev du tipsad av en kompis? Såg du en annons på Facebook? Blev du värvad på en mässa? Utgå från gruppens egna erfarenheter vid rekrytering för att komma på hur ni vill sprida ordet. Tänk på var målgruppen för de frivilliga är- det är där ni också ska vara för att hitta frivilliga.
Prova också att komma på nya sätt och nya plattformar att hitta frivilliga. Våga testa nytt! Här kommer några förslag på rekryteringskanaler:
Annonsera på internet och affischera
Det finns olika hemsidor där en kan annonsera om frivilliguppdrag, till exempel Volontärbyrån och Röda Korsets egen rekryteringsdatabas Reachmee. Se Reachmee-manualen längst ner på sidan för hur ni får tillgång till rekryteringssidan!
Att tänka på när en skriver annonser:
- Tydlig och lockande rubrik! Var konkret, exmpel: Vill du hjälpa barn och unga med läxor i Växjö?
- Undersökningar visar att de som vill bli frivilliga efterfrågar tre saker: uppgift, ansvar, syfte. Var så konkret som möjligt med vad uppdraget innebär, vilka ansvarsuppgifter en har och vad syftet med verksamheten är. Då kan den sökande ta ställning till uppdraget.
- Var ärlig i annonsen med hur mycket tid frivilliguppdraget tar. Hur mycket tid tar verksamhetsbesök? Har ni månadsmöten? För ett styrelseuppdrag, hur mycket tid lägger ni på arbetet utöver era styrelsemöten?
- Berätta vilket stöd som finns, som utbildningar etc.
- Tänk på att det som är självklart för dig som redan engagerade inte är självklart för någon som inte är frivillig än.
På sidan Kommunikation finns mallar på flyers och affischer där annonstexten kan klistras in samt ytterligare tips om hur en skriver en lockande affisch.
Använd sociala medier
Om föreningen har Snapchat, TikTok eller Instagram så kan annonser spridas där. Även vänner och bekanta kan få upp ögonen för era frivilliguppdrag via sociala medier, då kan uppdraget spridas vidare. Det går också att dela annonsen i olika Facebookgrupper som en är med i. Läs mer om sociala medier på sidan Kommunikation.
Besök olika mötesplatser och mässor
Sök upp olika mötesplatser där potentiella frivilliga är. Det kan vara skolor, universitet, allmänna platser, fritidsgårdar och så vidare. När ni träffar potentiella frivilliga kan ni prata om hur det är att engagera sig och den som har frågor kan få svar direkt.
Använd kontaktnätet
Anledningen till att många inte engagera sig är att de inte får frågan! Se dig omkring i din vardag och våga fråga folk i din närhet som du tror skulle passa som frivillig. Kanske en vän, någon i klassen, på träningen, en släkting, i bokklubben och så vidare.
Kontakta lokalradio och lokaltidning
Prova att kontakta er lokala tidning eller lokalradio och fråga ifall de vill göra ett reportage om föreningens arbete. Då får föreningen uppmärksamhet för verksamheten på orten. Det blir ett naturligt sätt att berätta att nya frivilliga behövs.
Tips!
- Om ni planerar en infoträff, hänvisa alltid till denna i annonser, på mässor eller när ni snackar med en kompis. Se till att sprida tid och plats!
- Glöm inte att ni kan söka pengar från föreningspotten för rekryteringsinsatser, läs mer om detta i kapitlet Ekonomi.
Ha en träff för nyfikna!
En infoträff är ett tillfälle att berätta mer om allt fantastiskt föreningen gör och inspirera andra att engagera sig.
Under infoträffen är det bäst om både styrelse och verksamhetsledare finns på plats, så att ni kan svara på alla typer av frågor.
Infoträffen kan innehålla följande delar:
- Röda Korsets Ungdomsförbund som organisation
- Hur en blir frivillig
- Vilka verksamheter som behöver frivilliga just nu
Tips:
- Locka personer mer fika, pizza eller en aktivitet. Det är mycket större chans att någon kommer på ett event som heter pizzakväll eller spelkväll än “infoträff”.
- Ni kan spela Dilemmaspelet och berätta om hur organisationen jobbar med att öka förståelsen bland unga kring vad det innebär att fly. Dilemmaspelet finns på sidan Arrangera.
Intervju
När ni fått in intresseanmälningar är det viktigt att kontakta de intresserade! Att ha en intervju behöver inte vara lika formellt som det låter men det är ett bra sätt att berätta mer om verksamheten, rutiner och informera om belastningsregister. En intervju visar att ni är seriösa vilket kan få den sökande att bli ännu mer säker på att de vill engagera sig. Förslagsvis är det verksamhetsledaren eller styrelsen som genomför intervjuerna.
Mall för frågor som kan ställas finns bland bilagorna längst ner på sidan.
Utbildning
När nya frivilliga går utbildningar lär de sig mer om sitt frivilliguppdrag. För att lära sig rutiner och förstå ansvaret som frivillig är det viktigt att gå rätt utbildning så tidigt som möjligt.
Alla frivilliga ska gå RKUF-intro. Sedan går de en en obligatorisk verksamhetsutbildning. Dessa kurser finns på Learnster. För styrelseledamöter och verksamhetsledare finns verksamhetsledarutbildningen och styrelseutbildningen som båda går en gång varje termin.
Introduktion
Introduktionen är det första tillfället en frivillig är med i verksamheten. Verksamhetsledaren har ett ansvar att introducera nya frivilliga i verksamheten och ordförande att introducera nya styrelsemedlemmar. Det är viktigt att den frivilliga känner sig välkommen och förstår hur verksamheten funkar.
Tips vid introduktionstillfället:
- Ge den nya frivilliga en fadder bland de andra frivilliga
- Ha ett dokument som sammanfattar de rutiner som finns i verksamheten, till exempel vad gör en om en är sjuk, vad gäller i lokalerna, hur ni kommunicerar, kontaktuppgifter och så vidare
- Följ upp hur den nya frivilliga mår, både direkt efter introduktionstillfället och efter en tid.
