Ansvarsfördelning mellan styrelse och verksamhetsledare

Styrelsen och verksamhetsledare samarbetar på många punkter. Det är därför viktigt att ha en bra ansvarsuppdelning och en bra kommunikation sinsemellan.

Styrelsen och verksamhetsledarnas gemensamma ansvar

• Verksamhetsledaren har ansvar för att kolla igenom och meddela utbildningsbehov, styrelsen har ansvar för att kommunicera information om utbildningar
• Rekrytera nya frivilliga
• Söka pengar till föreningen och verksamheterna

Styrelsen ansvarar för att

• Vara ett bollplank och stöd till verksamhetsledaren
• Verksamhetsledarna jobbar efter organisationens verksamhetsriktlinjer
• Uppdatera verksamhetsledarna om vad som händer i lokalföreningen och organisationen nationellt
• Ge stöd till verksamhetsledarna i skrivandet av verksamhetsplan, budget och verksamhetsberättelse

Verksamhetsledare ansvarar för att

• Vara medlem i Röda Korsets Ungdomsförbund
• Vara väl insatt i grundprinciperna och de riktlinjer som finns för den aktuella verksamheten
• De själva och frivilliga i verksamheten går de utbildningar som finns för deras uppdrag
• Verksamheten utvecklas och stämmer överens med samhällets behov
• Ge tydliga instruktioner och uppdragsbeskrivningar till frivilliga
• Ge stöd till de frivilliga och jobba för en bra sammanhållning i gruppen
• Dokumentera verksamheten och regelbundet rapportera till styrelsen om vad som sker i verksamheten och gruppen
• Svara på hel- och halvårsuppfölningen för sin verksamhet som skickas ut av personal två gånger per år
• Skriva underlag till styrelsen för verksamhetens verksamhetsplan, budget och verksamhetsberättelse.

Prata igenom vad ni vill ha för rutiner i just er förening!

Överlämning

För att en lokalförening ska fungera på lång sikt är det viktigt att med en smidig övergång mellan styrelser. Det är den sittande styrelsens ansvar att ha överlämning med de nya styrelsemedlemmarna. Detta sker efter årsmötet i februari eller efter ett eventuellt extrainsatt årsmöte.

Den avgående styrelsen/styrelsemedlemmen ska se till att en ordentlig överlämning görs till sin efterträdare. Det bästa är att detta görs under en eller flera träffar. Det är viktigt att dela med sig om lokalföreningens status, verksamheter, frivilliga och rutiner till de nya styrelsemedlemmarna.

Checklista inför överlämning

• Skriv ner era styrelserutiner (under året).
• Se till att de är uppdaterade (innan årsmötet) och att den nya styrelsen kan komma åt dokumenten.
• Ha en utvärderingspunkt på sista styrelsemötet för året för att prata igenom vad som fungerat bra och vilka lärdomar ni vill föra vidare till nya styrelsen.
• Sätt ett datum för överlämning, ta beslut om det innan årsmötet och informera kommande styrelse. Ha mötet så snart som möjligt efter föreningsårsmötet, låt det ta tid och ha kul! Har ni det fysiskt kan ni ordna fika.

Ett tips är att alla avgående styrelsemedlemmar fyller i ett överlämningsdokument som de nya får tillgång till.

Utbildning

Inom Röda Korsets Ungdomsförbund finns flera utbildningar som frivilliga kan gå för att få verktyg och möjlighet att utvecklas i sitt uppdrag. Våra utbildningar är gratis.

Förutom Röda Korsets Ungdomsförbunds utbildningar kan du som är medlem också delta på utbildningar som Röda Korset anordnar.

Det som gäller kring utbildning är:

• Alla frivilliga ska gå RKUF-intro
• Frivilliga i verksamheter ska gå en verksamhetsspecifik utbildning
• Styrelseledamöter ska gå styrelseutbildningen. Kassören ska gå kassörutbildningen
• Verksamhetsledare ska gå verksamhetsledarutbildningen

Utbildningar hålls av både personal och frivilliga. De flesta utbildningarna finns på plattformen Learnster och de kan en gå närsomhelst. De hittar du här. Styrelseutbildingen och verksamhetsledarutbildningen går en gång per termin och är antingen digitala eller på plats.  Röda Korsets Ungdomsförbund står för alla kostnader i utbildningssammanhang nationellt så länge organisationens reseriktlinjer följs. Du hittar dem längst ner på sidan.

Anmälan och avanmälan

• I kalendern hittar du planerade utbildningar och anmälningsformulär till utbildningar som personal håller i online eller på plats.
• Vid sen avanmälan till en utbildning som hålls på plats faktureras du/din lokalförening en administrativ avgift.
• Organisationen ersätter inte kostnader för inställd resa i samband med utbildning du anmält dig till. Vi rekommenderar därför att du alltid bokar återbetalningsbar resa om du bokar själv. Oftast bokar personalen resa.

Uppföljningar

Inom Röda Korsets Ungdomsförbund gör vi regelbundet uppföljningar på alla våra verksamheter.

I juni görs en halvårsuppföljning och i december en helårsuppföljning. Då vill vi lära oss om vad som gått bra och vad som kan utvecklas i lokalföreningarna. Styrelsen ansvarar för uppföljningen om styrelsens arbete och verksamhetsledarna för den om deras verksamheter. Det är styrelsens ansvar att se till att uppföljningarna görs.

Under året fylls en aktivitetsrapport i efter varje verksamhetstillfälle. Enkäten tar cirka 5 minuter att fylla i och görs av en frivillig på plats under träffen. Ni hittar aktivitetsrapporten här. Aktivitetsrapporten ska inte fyllas i av verksamheterna På Flykt, Läxhjälp Online och Jourhavandekompis.

Varför gör Röda Korsets Ungdomsförbund uppföljningar?

Uppföljning berättar om allt bra vi gjort för barn och unga. Det gör att vi får en starkare röst i samhällsdebatten. Vi som organisation ser också hur vi ligger till mot våra uppsatta mål. Informationen ni skriver in behövs för att våra finansiärer ska få information om hur pengarna används, vilket är nödvändigt för fortsatt sponsring. Det är också ett bra sätt för er som förening att få statistik och era verksamheter, och ni kan använda informationen till er verksamhetsberättelse.