Styrelsemöten

En rekommendation är att ha styrelsemöten en gång per månad, med uppehåll under sommaren. Enligt stadgarna ska 4 protokollförda styrelsemöten hållas per år.

Ett giltigt styrelsemöte

Enligt stadgarna är det ordförande som ska kalla till styrelsemöte minst en vecka innan det tilltänkta mötet. En kallelse med dagordning, datum, tid och plats för mötet ska skickas ut senast en vecka innan mötet. Bestäm gärna vid slutet av varje styrelsemöte när nästa möte ska äga rum.

Styrelsen kan ta beslut under styrelsemötet om minst hälften av alla styrelseledamöter är med. Det är bara styrelseledamöter som har rösträtt.

Varje styrelsemöte ska protokollföras och skrivas under av mötesordförande, sekreterare + en justerare.

Det går bra att bjuda in verksamhetsledare, frivilliga eller medlemmar till ett styrelsemöte. Dessa ska då adjungeras in under det aktuella mötet, och har yttranderätt men inte rösträtt. Att bjuda in verksamhetsledare kan vara jättebra i frågor om budget och verksamhetsutveckling!

En adjungering har en egen punkt på dagordningen och kan göras efter Val av mötesfunktionärer. I protokollet kan en skriva: ”Frida adjungeras in under detta styrelsemöte med närvarorätt och yttranderätt men inte rösträtt”.

Att hålla ett styrelsemöte

Det första som händer under styrelsemötet är att en mötesordförande (måste inte vara ordförande i föreningen), mötessekreterare och en justerare ska väljas.

• Mötesordförande: Håller i mötet, går igenom punkterna på dagordningen och ser till att fokus ligger på den punkt som är uppe för diskussion.
• Mötessekreterare: Antecknar vad som sägs/beslutas under mötet och skriver protokollet.
• Justerare: Räknar röster om det sker röstning och kollar igenom att protokollet stämmer innan det skrivs under.

Under mötet följer ni dagordningen. Se till att alla får komma till tals!

Mötesordförande, mötessekreteraren och justeraren ska skriva under protokollet.

Spara originalen av de underskrivna protokollen i en pärm. Om ni vill kan ni göra det offentligt för medlemmar och frivilliga via exempelvis er hemsida eller Google drive, så de kan följa ert arbete. Skicka gärna in till er kontaktperson i personalen, då blir de också uppdaterade om läget i föreningen.

Beslut som tas på ett styrelsemöte

Styrelsen fattar beslut som rör lokalföreningen. Det kan vara allt från rutiner kring uttag från föreningens bankkonto, om föreningen ska starta/lägga ner en verksamhet, om föreningen ska samarbete med en annan organisation, delta på en manifestation eller hur föreningen ska jobba med rekrytering.

Större beslut så som vilka som ska sitta i styrelsen, förslag till en föreningspolicy eller beslut om ansvarsfrihet tas på föreningsårsmötet där föreningens medlemmar har möjlighet att påverka besluten. Till föreningsårsmötet kan styrelsen skicka in propositioner och medlemmar kan skicka in motioner på vad de vill förändra i föreningen.

Beslut på styrelsemöte sker alltid genom röstning

Diskussion först, sedan öppen röstning:

Mötesordförande leder:

• – Är vi redo att gå till beslut? Ja!
• – Är det mötets mening att ta vi ska vara med i prideparaden? Ja!
• – Någon däremot? Tystnad/Ja
• – Finner bifall!/avslag

Alltså: Om ni är för förslaget ska ni ropa ja. Om ni är mot förslaget ska ni också ropa ja. Vi säger aldrig nej under våra möten, utan vi säger i så fall Ja till att vi är emot förslaget. Denna typ av röstning kallas för acklamation på föreningsspråk.

Inom Röda Korsets Ungdomsförbund används majoritetsbeslut = flest antal röster vinner. Vid lika antal röster så avgör mötesordförandes röst.

• Är du enormt mycket emot ett fattat beslut kan du i protokollet reservera dig från beslutet. Detta innebär endast en markering att du som person inte var enig med beslutet, beslutet som sådant står fortfarande fast.
• Respektera beslut genom att stå för dem när de är fattade, oavsett vad du själv tyckt under diskussionen. När styrelsen fattat ett beslut är det detta som ska kommuniceras ut till resten av föreningen, inte din egen personliga åsikt.
• Varje ledamot har ansvar att uppgifter från mötet ska utföras inom angiven tid. Rapportera läget eller resultatet på nästa möte.

Att ha ett BRA styrelsemöte

Styrelsemöten får och ska vara roliga. Det är minst lika viktigt för styrelsearbetet att lära känna varandra, så lägg gärna lite tid innan mötet när ni kan snacka om annat, och lägg gärna en paus i mitten av mötet.

För att skapa ett bra och demokratiskt möte är det viktigt att

• alla blivit inbjudna i tid och fått samma information innan mötet
• alla i gruppen får komma till tals, ni kan till exempel gå en runda så alla får säga något
• alla känner sig viktiga och sedda på mötena. Alla tar plats på olika sätt, variera gärna hur ni ska lyfta era åsikter.
• strukturen för styrelsemötena, och strukturen vid röstning om beslut, hålls.

Andra bra saker att tänka på:

• Ha fysiska möten. Det är roligare och ger ofta ett bättre diskussionsklimat om ni alla är på plats under mötet, och inte via exempelvis telefon.
• Meddela om du inte kommer. Kom ihåg att minst hälften av styrelsen måste närvara för att mötet ska kunna ta beslut, kanske måste mötet flyttas om ni blir för få.
• Respektera styrelsen och mötet. Kom i tid, förbered dig inför mötet, läs igenom handlingarna, tänk efter hur du ställer dig till punkterna som ska tas upp.
• Delta aktivt. Diskutera, kom med förslag, ta ansvar för de uppgifter som du ska göra.
• Beslut och diskussioner blir bättre om mötet inte är för långt. Se till att fokusera på frågan som står i dagordningen, sidospår får tas upp under Övriga punkter eller på ett annat möte. Ett styrelsemöte bör inte vara längre än 1,5 timme. Om det drar ut på tiden kan ni bordlägga en punk, det vill säga pausa diskussionen och ta beslutet på nästa möte.
• Bestäm hur långt innan mötet som en kan skicka in punkter till dagordningen. För att alla ska hinna förbereda sig och fundera på de frågor som tas upp under mötet är det viktigt att stora beslut inte kommer upp samma dag som mötet är.
• Utse någon som köper fika till mötet: allt blir trevligare med fika, kaffe och te!

Det finns även tips samlade i en bilaga på kapitlets första sida: Styra en förening.