Kassörens uppgifter

I rollen som kassör ingår det att:

• Ta emot kvitton från frivilliga som har haft utlägg, attestera (godkänna) dessa och betala ut ersättning
• Betala räkningar
• Bokföra alla insättningar och uttag av pengar
• Rapportera till styrelse/verksamhetsledare hur föreningen ligger till ekonomiskt gentemot budgeten
• Sammanställa ett bokslut och se till att föreningens ekonomiska revisor får alla papper hen behöver i god tid innan föreningsårsmötet
• Deklarera åt föreningen till Skatteverket
• I kassörens årscykel under Föreningsekonomi kan du läsa mer om viktiga hållpunkter för kassören.

Som stöd har kassören resten av styrelsen, föreningsutvecklaren i föreningsekonomi och föreningens ekonomiska revisor.

Ansvar kring ersättning

När det kommer in en utläggsblankett är det viktigt att kassören kollar vilken typ av utlägg den frivillige har gjort, om det är en kostnad som är relevant för verksamheten, och att det är ett giltigt kvitto (se vidare under Bokslut och Utlägg, fakturor, rekvisitioner och handkassa). Även när en faktura eller räkning kommer in till föreningen är det viktigt att kolla av att sifforna stämmer och att det är en känd avsändare.

Det är viktigt att det finns rutiner med löpande utbetalningar så att den som har gjort ett utlägg inte behöver ligga ute med pengar för länge.

Huvudregeln är: inget kvitto, inga pengar.

Förr eller senare kommer ni kanske att råka ut för att någon som lagt ut egna pengar inte har ett kvitto att lämna in. Personen kan till exempel ha tappat kvittot eller blivit bestulen.

För lokalföreningens trovärdighets skull och för att era revisorer inte ska anmärka på att ekonomin inte sköts är det viktigt att styrelsen signalerar till alla som på något sätt använder föreningens pengar att en måste sköta det ordentligt. Om ni får en massa svinn i er ekonomi ser det mycket illa ut, både när revisorerna ska granska er, men också för möjliga givare ni söker pengar ifrån som ofta vill se förra årets bokslut för att se om ni sköter er ekonomi.

Prata med er kontaktperson i personalen om det uppstår en situation som är svår att lösa.

I överlämningen till ny kassör, tänk på!

• Att visa den nya kassören rutiner ni haft sedan tidigare, vad har funkat bra vad har funkat mindre bra? Behöver ni ändra några rutiner?
• Att gå igenom hur bokföring och bokföringsprogrammet fungerar
• Att visa vilka fonder som har sökts och om det är något bidrag som ska återredovisas
• Att berätta vilken typ av information och hjälp som finns i Föreningshandboken och hur en kan få hjälp från personalen och föreningens ekonomiska revisor

Som nytillträdd kassör ska en känna sig trygg i vad ansvaret och uppgifterna innebär. En ska också veta var det går att hitta information om sitt uppdrag och varifrån en kan få hjälp.